Die Retrospektive: Maßnahmen einfach tracken

Donnerstagnachmittag, Retrospektive bei einem Automotive-Kunden. Der Gong schlägt, die Timebox ist vorbei. Ich blicke überrascht auf die Resultate: Viele Vorschläge, aber keine wirklich konkrete Maßnahme. Vor allem keine, die man in einem Sprint umsetzen könnte.
Was nun? Klassische Frage: Halte ich die Timebox? Nach dem Prinzip: „Schade, schön wäre es gewesen. Learning fürs nächste Mal.“ Oder fokussiere ich mich auf den Zweck des Meetings: Wir wollen unseren Prozess verbessern. Ich entscheide mich für den Zweck und gebe uns noch einmal 10 Minuten.
10 Minuten später.
Nachdem wir kurz in eine offene Diskussion zurückgefallen sind, haben wir zwei konkrete Maßnahmen abgeleitet. Ich lasse das Meeting abschließend bewerten und beende es. So weit so gut, das Meeting war erfolgreich. Wie geht es nun weiter?

Leichen vergraben?

Ich habe mir vorgenommen, alles gut zu dokumentieren. Auch wenn das Fotoprotokoll wahrscheinlich eine Leiche im SharePoint bleibt. Was mich eher beschäftigt ist: „Was waren eigentlich die Maßnahmen der Retrospektive einen Sprint zuvor?“ Ich kann mich nicht daran erinnern und noch schlimmer, eine Abfrage hat es auch nicht gegeben. Das muss besser werden, denke ich mir. Diesmal tracke ich die Maßnahmen effektiv.

Noch ein Board?

Ich dachte erst an Continuous Improvement Board (CIB). Klasse Idee, oder? Ich verhandle mit mir selbst: „Viel Platz für viele Maßnahmen. Werden die auch alle umgesetzt in einem Sprint? Naja vielleicht brauchen sie ja mehrere Sprints. Aber dann sind die Maßnahmen einfach nicht konkret genug. Ein weiteres Problem beim CIB: Es ist ein weiteres Artefakt. Ich hänge es gleich neben die wenig beachtete Definition of Ready und die kaum benutzte „Waste-Wall“.

Oder einfach nur ein Task?

Die besten Lösungen sind die einfachsten. In einem früheren Team hatte ich am Taskboard eine eigene Swimlane mit dem Namen „Kaizen“. Das war gut, aber ich suche die Herausforderung: Geht es noch einfacher? Ohne Verlust von Effektivität? Ich entscheide mich dafür, Tasks zu erstellen. Simpel, nachvollziehbar und transparent. Weiterer Vorteil: Die Maßnahmen werden nun täglich im Daily mitverfolgt, und zwar instinktiv.
Mein Learning: Die einfache Lösung ist oft weniger intuitiv, aber durchdachter als die komplexe.