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Einzelne Teams, inzwischen aber auch ganze Unternehmen stellen sich die Frage: Wie können wir uns angesichts sich ständig verändernder Marktbedingungen so aufstellen, dass wir unsere Anpassungsfähigkeit erhöhen und gleichzeitig schneller in der Umsetzung werden? Sicher: Auf diese Frage gibt es viele mögliche Antworten und ganz sicher gibt es nicht das eine Rezept. Eine Antwort ist, die Haltung und Methoden von Scrum für sich zu entdecken und anzuwenden.
Oft erleben wir viele Hemmungen, wenn Menschen zum ersten Mal von Scrum hören und es für sich und ihren Kontext anwenden sollen. Deshalb wollen wir das Thema einmal aus einer anderen Perspektive betrachten und es mit dem Kochen vergleichen. Stellt euch vor, ein Familienmitglied hat Geburtstag. Ihr wollt diesen Geburtstag bei euch Zuhause feiern und ein Festmahl zubereiten. So ähnlich ist es, wenn man den Scrum Flow für sich entdeckt und seinen Projekt-/Arbeitsalltag mit Leben füllt.

Mit Offenheit kocht es sich leichter

Eine wichtige Voraussetzung ist aus unserer Sicht die Haltung, beispielsweise die Offenheit für Experimente. Bezogen auf unser Menü bedeutet das, nicht zu lange zu überlegen, sondern bereit zu sein, einfach loszulegen. Sich darauf einzulassen, dass das Menü während des Kochens weiter Form annimmt. Natürlich kann man beliebig viel Zeit investieren, ein besonders kreatives Menü zusammenzustellen, doch lasst uns einfach mal damit beginnen!
Auf den Kontext der Organisation übertragen, bedeutet das eine neue Haltung in der Führung: sich beispielsweise gemeinsam mit den Mitköchen zu überlegen, was traue ich mir und meinen Mitköchen zu, die Aufgaben aufzuteilen und dann loszulassen. Es bedeutet, in die Selbstorganisationsfähigkeit des Teams zu vertrauen, in die Kollaboration über horizontale und vertikale Grenzen hinweg, damit das Essen gemeinsam gelingt. Welche Zutaten tragen wesentlich zum Gelingen bei?

Die Vision: Pasta oder Schweinshaxe?

Um den Geburtstag gebührend zu feiern, wollen wir unsere liebe Familie und die Freunde bekochen. Natürlich soll es etwas Besonderes geben. Wir haben es geradezu vor Augen: Das größte Festmahl aller Zeiten soll es werden! Ein rauschendes Fest, wie es die Welt noch nicht gesehen hat. Mit einem Leuchten in den Augen erzählen wir bei der Einladung von unserem Plan und sehen, wie geradezu der Funke überspringt. Alle freuen sich auf das anstehende Fest und bieten ihre Unterstützung an. Im Scrum-Kontext ist es der Product Owner, der diese Vision in ein Produkt verwandelt und emotional kommuniziert und dadurch das Team motiviert, voller Energie an der Umsetzung mitzuwirken.

Die Constraints: der Blick in den Kühlschrank

Wir stehen also in der Küche und haben die Vision eines opulenten Festmahls vor Augen. Ein Blick in den Kühlschrank holt uns zurück auf den Boden der Tatsachen. Er ist ziemlich leer. Es ist Monatsende und das Konto zeigt überdeutlich, dass ein Großeinkauf heute nicht mehr drin ist. Es gibt aber noch ein paar Dosen geschälte Tomaten und in der Vorratskammer findet sich eine Packung Nudeln. Etwas Knoblauch ist auch noch da, frische Chili-Schoten und Olivenöl. Leider ist der Backofen seit Wochen defekt, aber immerhin funktionieren die Herdplatten, im Schrank finden sich ein Topf und eine Pfanne. Mit diesen Rahmenbedingungen lässt sich zwar kein 10-Gänge-Menü zaubern, für eine große Portion Penne Arrabbiata dürfte es aber reichen. Zusammen mit der letzten Flasche von dem guten Rotwein ergibt es das bestmöglichste Gericht.
So ambitioniert eine Vision auch sein mag, kein Produkt und kein noch so leckeres Gericht ist frei von Einschränkungen und Rahmenbedingungen, eben den sogenannten „Constraints“. Im Kontext einer Produktentwicklung geben diese Rahmenbedingungen vor, wie die Vision umgesetzt werden kann. Wie groß ist das Budget? Wie viele Mitarbeiter können an einem Projekt arbeiten? Welche gesetzlichen Vorschriften müssen eingehalten werden? Was ist technisch überhaupt machbar?

Die Rollen: Verantwortung teilen – kochen im Team

Wie auch im Scrum Flow gibt es beim gemeinsamen Kochen zugewiesene Rollen. Diese Rollen sind klar voneinander abgegrenzt: Jeder der mitkocht, übernimmt eine bestimmte Arbeit. Im Scrum Flow gibt es die drei Kernrollen Scrum Master, Product Owner und Entwicklungsteam. In drei weiteren Rollen kommen noch Kunde, User und Management ins Spiel. Auch hier sind die Rollen klar voneinander abgegrenzt: Der Product Owner weiß genau, was er oder sie am Schluss vor sich stehen haben möchte. Er organisiert das Menü und ist dafür verantwortlich, dass jeder Koch im Team die benötigten Fähigkeiten hat, um das beste Menü auf den Tisch zu zaubern. Seine „Vision“ gibt er an die Mitköche weiter, die das Entwicklungsteam bilden. Sie kochen das Menü „tatsächlich“ und bringen es in eine Form. Ohne sie würde der Product Owner das Gericht nicht rechtzeitig zur Feier fertigbekommen.
Die Rolle des Scrum Masters kann in der Küche mit jemandem verglichen werden, der sich darum kümmert, dass jeder die Zutaten hat, um seine Arbeit schnellstmöglich auszuführen. Der Scrum Master sorgt auch dafür, dass das Team ohne Probleme und Einschränkungen kochen kann, indem zum Beispiel Geschirr abgewaschen oder Abfälle entsorgt werden. Um den Scrum Flow zu vollenden, benötigen wir noch Kunde, User und Management. Im unserem Fall ist das Geburtstagskind Kunde und User. Es gibt im Vorfeld an, welche Wünsche es hat (oder das Kochteam weiß das aus vergangenen Beobachtungen), und genießt das Mahl im Anschluss an die Zubereitung. Der Manager finanziert das Geburtstagsessen, er hat nichts mit der Küche und dem Kochen zu tun. In unserem Fall könnte das der Vater des Geburtstagskindes sein.

Kochen und abschmecken: Selbstreflexion und Feedback-Loops

Lasst uns nun kochen. Um das Rezept bestmöglich umzusetzen, bietet sich ein gewisses Vorgehen an. Die taktische Ebene des Scrum Flow umfasst alle Meetings und ist mit den Anleitungen in einem Rezept vergleichbar. In diesen Anleitungen steht genau beschrieben, welche Schritte und welche Zutaten wann eingesetzt werden.
Starten wir mit dem Sprint Planning 1: In diesem Meeting überlegen wir uns, was das Festmahl beinhalten soll. Eventuell möchten wir mehrere Gänge zubereiten und entscheiden uns dafür, dass Kartoffelsuppe das Beste für den ersten Gang sei. Nachdem alle zugestimmt haben, überlegen wir uns, wie wir unseren ersten Gang umsetzen werden – vergleichbar mit dem Sprint Planning 2. Jeder Koch hat seine Aufgabe zugeteilt bekommen: Der eine wäscht die Kartoffeln, der andere schält die Kartoffeln, der Dritte schneidet sie klein und so weiter.
Nun ist das Vorgehen klar und alle Köche kommen ins Tun. Während der Zubereitung kann es Rücksprachen geben – im Scrum Flow spiegelt sich das in den Dailys wider. In diesem täglichen, rund 15 Minuten dauernden Standup-Meeting halten alle Köche kurze Rücksprachen zu den einzelnen Aufgaben. Ist die Suppe fertig, wird der Product Owner in die Küche gerufen, um zu probieren. Gefällt ihm die Kartoffelsuppe, wird sie an den Tisch gebracht und kann vom Geburtstagskind und den Gästen probiert und bewertet werden. Sind die Gäste und vor allem das Geburtstagskind zufrieden, hat die Kartoffelsuppe bestanden. Sollte es jemandem nicht schmecken, wird zum Beispiel mit weiteren Gewürzen nachgebessert – das geschieht im Rahmen des Scrum Flow mit Produkten nach dem Review. Nachdem die Kartoffelsuppe von den Genießern „abgenommen“ wurde, trifft sich das Team in der Küche und reflektiert die Zusammenarbeit, wie in einer Retrospektive.
Die Prinzipien und Vorgehensweisen von Scrum sind also eigentlich nichts Neues – sie werden in anderen Kontexten täglich praktiziert. Was vielleicht ungewohnt ist, ist die Anwendung dieser Prinzipien auf die Wissensarbeit. Fangen Sie doch einfach genau so an, wie wir es hier beschrieben haben: Legen Sie einfach los, machen Sie sich den Spaß und bereiten Sie mit Freunden ein Essen nach dem Ablauf des Scrum Flow zu. Guten Appetit!

Diesen Artikel haben Mara Ambs, Michael Gissler und Miruna Sachse im Mob-Writing gemeinsam verfasst.

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