Wegweiser zu einem gelungenen Meeting oder Workshop

Großunternehmen setzen zum Teil auf das effektvolle Mittel, einen Kostenzähler sichtbar in Meeting-Räumen zu platzieren. Im Angesicht der steigenden Summen macht sich auf diese Weise schnell Verwunderung darüber breit, wie viel ein Meeting kosten kann. Der eigentliche Nutzen vieler Meetings bleibt in Relation zu diesen Kosten aber oft bescheiden. Neben der teils inexistenten Wirtschaftlichkeit nehmen viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Meetings zudem als frustrierend oder Zeitverschwendung wahr. Für die Akteure gleichen sie wiederum häufig einer Bühne, auf der sie ihre fehlende Vorbereitung überspielen müssen. Ganz unabhängig davon, ob nach agilem oder klassischem Modell gearbeitet wird.

Das alles ist menschlich und nachvollziehbar. Denn bei den vielen täglichen Aufgaben und der Meeting-Flut fehlt manchmal einfach die Zeit, um sich für jedes Meeting ausgiebig vorzubereiten. Ich möchte Ihnen hier eine Möglichkeit vorstellen, wie Sie Ihre Meetings, aber auch Workshops wirkungsvoller und nützlicher gestalten können. Meeting-Vorbereitung ist wie ein Muskel, der trainiert werden kann. Es braucht zunächst ein anfängliches Vertrauensgespräch mit dem inneren Schweinehund – und danach eine Prise Disziplin und Training. Der Return on Investment ist die Mühe definitiv wert. Die Anzahl der Meetings nimmt ab, die Qualität ihrer Ergebnisse und der Kommunikation allgemein nehmen zu.

Die folgende Checkliste kann Ihnen als Hilfsmittel dienen, um Meetings oder Workshops effizient und zielführend zu gestalten und den Return on Investment zu steigern. Sie können nach Belieben Fragen hinzufügen oder streichen, abhängig von dem Kontext, in dem Sie sich bewegen. Empfehlenswert ist es, sich zu Beginn alle Fragen anzuschauen, auf den Projektkontext zu transferieren, kurz innezuhalten und dann ehrlich für sich zu beantworten. Anfangs kann es schwierig sein, Antworten auf die Fragen zu finden. Manchmal widmet man sich einer Frage und im nächsten Moment eröffnen sich mehrere weitere daraus. Freuen Sie sich! Sie lernen gerade, den Projektkontext systematisch zu scannen und erfassen. Mit der Zeit fällt Ihnen das Beantworten und das Filtern nach den passenden Fragen für Ihren spezifischen Kontext immer leichter. Falls Sie sich im ersten Moment von den vielen Fragen überwältigt fühlen und Ihnen der Zeitdruck im Nacken sitzt, suchen Sie sich beispielsweise fünf Fragen aus und arbeiten diese in das Meeting ein. Jeder Schritt ist ein Schritt nach vorne, mag er noch so klein erscheinen!

Die Checkliste hat sich für mich persönlich als hilfreiche Gesprächsgrundlage bewährt – in meiner Rolle als Agile Coach, Ausbilderin für ScrumMaster und für die gemeinsame Vorbereitung von Meetings mit Kolleginnen und Kollegen. Sie kann sowohl für Meetings als auch für Workshop genutzt werden. Hier können Sie diese auch downloaden: Checkliste zur Gestaltung von Meetings und Workshops

Informationen sammeln

Definieren Sie vorab Ziele und erheben Sie alle relevanten Informationen. Das hilft, Abhängigkeiten und Beziehungen zu verstehen.

  • Was ist das Ziel des Workshops? Ist es verschriftlicht?
  • Gibt es einen Termin zur Auftragsklärung mit dem Kunden?
  • Kennen Sie die Teilnehmer des Meetings/Workshops bereits, die bei der Durchführung zum Störfaktor werden könnten? Wie stellen Sie methodisch sicher, dass der Rahmen eingehalten wird?
  • Stehen die Teilnehmer unter Druck (Liefertermine, Abhängigkeiten etc.)?
  • Aus welchen Teilnehmergruppen ist der Workshop/das Meeting zusammengesetzt?
  • In welchem größeren thematischen Kontext steht der Workshop?
  • Was sind die spezifischen Anforderungen des Kunden an den Workshop?
  • Wie ist die allgemeine Lage zum vorliegenden Thema? Entspannt? Kritisch?
  • Haben alle Teilnehmergruppen den gleichen Wissensstand?
  • Bedarf es vorab noch Kontextinformationen für die Teilnehmer?
  • Welche Rolle nehmen Sie im Workshop ein?
  • Was für eine Art von Inhalten wird behandelt?

Workshop designen

Klären Sie die Rahmenbedingungen und legen Sie neben dem inhaltlichen Fokus auch die Methodik fest.

  • Wie viel Zeit steht Ihnen für die Vorbereitung und Durchführung zur Verfügung? Passen Zeit und geplanter Umfang zusammen?
  • Gibt es Themen, die aufeinander aufbauen, wodurch eine bestimmte Reihenfolge sinnvoll wäre?
  • Wie stellen Sie sicher, dass der Termin einen geschlossenen Rahmen hat?
  • Welche Methoden eignen sich, um die Inhalte bestmöglich zu bearbeiten?
  • Wie werden während des Workshops Ergebnisse/Erkenntnisse festgehalten?
  • Wie werden die Ergebnisse des Workshops nachgehalten?

Durchführung vorbereiten

Teilen Sie alle organisatorischen Informationen rechtzeitig. Bereiten Sie den Raum vor und vergessen Sie nicht, Feedback einzuplanen.

  • Ist der gebuchte Raum für die Anzahl der Teilnehmer und die gewählte Methodik geeignet?
  • Haben Sie einen kleinen Check-in und Check-out vorbereitet, um die Teilnehmer auf das Meeting einzustimmen bzw. das Thema angenehm zu schließen?
  • Wie holen Sie sich das Feedback der Teilnehmer ein?
  • Haben Sie ausreichend Pausen eingeplant?
  • Gibt es eine Agenda? Ist diese für die Zeit des Meetings als Orientierung für die Teilnehmer sichtbar?
  • Welche Erfolgsfaktoren möchten Sie für den Workshop definieren?
  • Wie erfahren Sie über die Erwartungshaltung der Teilnehmer?

Workshop abschließen

Erklären Sie den Transfer der Ergebnisse in den Alltag und fassen Sie gemeinsam die wesentlichen Erkenntnisse zusammen. Geben Sie abschließend einen Ausblick.

  • Sind die wesentlichen Ergebnisse/Erkenntnisse festgehalten?
  • Gibt es eine kurze Zusammenfassung zum Schluss, um ein gemeinsames konsolidiertes Verständnis über das Thema zu haben?
  • Welche Fragen sind offen?
  • Was sind die nächsten Schritte?
  • Wie erkennen Sie, welche Themen von den Teilnehmern in den Alltag mitgenommen werden können? Wie werden die Meeting-Ergebnisse den Teilnehmern zugänglich gemacht?

Die Checkliste zum Download: Checkliste zur Gestaltung von Meetings und Workshops

Illustration: Business vector created by rawpixel.com – www.freepik.com

Geschrieben von

Vera Ferreira Mafra Vera Ferreira Mafra

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