Endlich produktivere Baubesprechungen: 7 wirksame Moderationstipps für Bauleiter:innen

Welche:r Bauleiter:in kennt das nicht: Die Besprechung hätte eigentlich vor einer Stunde zu Ende sein sollen, doch noch immer liefern sich zwei Parteien lautstark hitzige Diskussionen über Verzögerungen und nicht funktionierende Terminpläne. Die Vertreter:innen der anderen Gewerke sitzen gelangweilt daneben, und ihr als Bauleiter:innen versucht immer wieder einzugreifen, schreibt fleißig mit, aber habt letztlich nicht wirklich im Griff, was hier gerade passiert.

Das muss nicht so sein. Produktivere Baubesprechungen entstehen zum großen Teil durch eine Veränderung der Besprechungs- und Zusammenarbeitskultur. Wenn ich vor einigen Jahren schon gewusst hätte, worauf es in der Moderation von Besprechungen ankommt und vor allem, wenn ich erfahrene Bauleiter:innen als Vorbilder gehabt hätte, von denen ich mir hätte abgucken können, wie produktive Baubesprechungen aussehen, dann hätte mir das viel Stress und graue Haare erspart.

Mit ein paar sehr effektiven Moderationstechniken macht ihr jede Baubesprechung zu einem produktiven Workshop mit echten Ergebnissen und gemeinsam getragenen Vereinbarungen. Damit gelingt euch schon nach wenigen Wochen eine deutliche Verbesserung der Besprechungskultur in eurem Bauprojekt.

Hier sind die 7 wichtigsten Moderations-Tipps mit denen ihr als Bauleiter:in für produktivere Baubesprechungen sorgt:

  1. Agenda: Mit der Agenda, die ihr auf Haftnotizen für alle sichtbar an die Wand hängt, schafft ihr Orientierung und behaltet den Ablauf und die Besprechungsdauer im Griff, sodass in 60 Minuten die drei bis sechs wichtigsten Themen wirklich geklärt werden.  
  2. Pünktlichkeit: Verdient euch Respekt bei allen Projektbeteiligten und steigert deren Motivation, indem eure Baubesprechungen immer pünktlich starten und enden.
  3. Gemeinsamer Start und Abschluss: Eröffnungs- und Abschlussrunden sorgen für gute zwischenmenschliche Beziehungen im Bauprojektteam und für ein produktives Miteinander in der Baubesprechung.
  4. Fokus halten: Mit dem Themenparkplatz geht kein zusätzliches Thema unter, dass im Laufe des Meetings aufkommt und die Agenda sprengen würde. So steuert ihr, welche Themen in einem Folgetermin separat besprochen werden und könnt den Fokus halten.
  5. Mitarbeiten: Mit Haftnotizen und Stiften bringt ihr alle Teilnehmenden der Baubesprechung in den Mitarbeitsmodus, weil Beiträge sofort visualisiert und Konzepte gemeinsam entwickelt werden können – das schafft Überblick bei schwierigen Themen.
  6. Diskutieren: Bringt mit den vier Überschriften, „Meinungen“, „Bedenken“, „Ideen“ und „Lösungen“, die ihr auf Haftnotizen an der Wand platziert, Struktur in ausufernde und hitzige Diskussionen und fokussiert auf die Lösungsfindung, indem ihr die Redebeiträge notiert und für alle sichtbar den jeweiligen Kategorien zuordnet.
  7. Entscheiden: Macht jede Baubesprechung zu einem Workshop mit echten Ergebnissen, indem ihr die Teilnehmenden dabei unterstützt, gemeinsam Entscheidungen zu treffen und Lösungen zu erarbeiten.

Fangt mit kleinen Schritten an

Im Grunde genommen sind die 7 Moderations-Tipps für Bauleiter:innen einfach umzusetzen – mit etwas Übung. Schwierig ist es, am Anfang den Mut aufzubringen, die Techniken auszuprobieren und sich selbst Zeit zu geben, von Mal zu Mal besser zu werden. Fangt einfach mit kleinen Schritten an, indem ihr mit der Umsetzung eines Tipps startet und dann nach und nach weitere Elemente dazunehmt. Meine Tipps sind übrigens Vorschläge, die ihr anpassen könnt, sodass sie für euch funktionieren und ihr euch damit wohlfühlt. Es lohnt sich! Ihr werdet in den Baubesprechungen bessere Ergebnisse und eine größere Zustimmung zu Vereinbarungen erhalten. Und ihr werdet damit die Zusammenarbeit in eurem Bauprojekt verbessern.

Für alle Bauleiter:innen, die nicht nur Baubesprechungen besser moderieren, sondern das gesamte Bauprojekt effektiver machen wollen, vermitteln wir in unserem Zwei-Tages-Training die wichtigsten Tools und Methoden und gehen auch auf die Online- und hybride Steuerung von Bauprojekten ein. Dabei wendet ihr die erlernten Techniken in einer Praxissimulation direkt an.

Titelbild: Andrea PiacquadioPexels

Geschrieben von

Arved Weidemüller Arved Weidemüller

Mit Scrum fand Arved Weidemüller einen Rahmen für das, was ihm in Projekten wichtig ist: ein menschliches Miteinander, Kommunikation und eine klare, kundenorientierte Vision. Ein deutlich definiertes „Warum?“ bringt aus seiner Sicht mehr Erfolg als die reflexartige Frage nach Terminen und Kosten. Als Champion für OKR (Objectives & Key Results) berät er Großkonzerne und Mittelständler. Durch seine umfangreiche Erfahrung im Baumanagement – er ist Architekt, zertifizierter Projektsteuerer und Mitglied im German Lean Construction Institute – findet Arved leicht den Draht zu Menschen auf allen Hierarchiestufen. Er sieht seine Aufgabe darin, einen gemeinsamen Willen zu schaffen, mit dem echte Veränderung möglich wird. Im Zusammenhang mit Digitalisierungsprojekten und Building Information Modeling begann er bereits 2015, agile Arbeitsweisen in der Bauprojektplanung einzusetzen und bringt als agiler Berater bei borisgloger consulting sowohl Bau- als auch Softwareentwicklungsprojekte voran.

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