Scrum4Schools an der Hochschule München: Im Review und in der Retrospektive voneinander lernen

Die neuen Abläufe in Prof. Holger Günzels Kurs Agile Management for Entrepreneurs an der Hochschule München haben sich mittlerweile eingespielt. In diesem Semester erarbeiten seine Studierenden die Studienarbeit mit Scrum4Schools. In Woche 3 dieses Kurses hat die Gruppe beschlossen, das wöchentlich stattfindende Review anders zu gestallten. Als Hauptveränderung haben sich die Studierenden darauf verständigt, die Ergebnisse jeder abgeschlossenen User Story ausgedruckt mitzubringen. Ziel war es, den kommunikativeren Austausch in der Gesamtgruppe zu fördern und mehr Feedback einzuholen. Davor hatte das Review der einzelnen Gruppen eher den Charakter eines Vortrags.

Woche 4 – voneinander lernen

Das veränderte Review

In dieser Woche läuft das Review bedeutend reibungsloser und lebendiger ab. Die Studierenden haben pro abgeschlossener User Story maximal zwei Powerpoint Slides vorbereitet. Sie haben diese ausgedruckt mitgebracht und zu Beginn der Stunde an einer der Wände im Seminarraum befestigt. Das Review beginnt. Die gesamte Gruppe formiert sich halbkreisförmig um die Ergebnisse des ersten Studierendenteams. Die Aufgabe bestand darin, herauszufinden, wie man die agile Kultur in einem großen traditionellen Automobilkonzern aktivieren kann. Während der Kurzpräsentation der Wochenergebnisse notieren viele der restlichen Studierenden ihr Feedback auf Post-its. Nach der Präsentation entsteht schnell ein Gespräch über die Lieferung. Es gibt viel positives Feedback, aber auch Ideen, wie das Team die einzelnen Punkte noch präzisieren kann sowie Anregungen zu hilfreichen weiterführenden Materialien.
Die Zeit für das Feedback ist aufgrund der acht Studierendenteams begrenzt. Diejenigen, die nicht mehr zu Wort kommen, kleben ihre Feedback-Post-its einfach zu den präsentierten Slides. Prof. Günzel ist mit den Veränderungen zufrieden: „Die Studierenden haben sich gegenseitig deutlich mehr Fragen gestellt und Feedback gegeben. Und auch zeitlich lagen wir sehr gut. So hatten wir nach dem Review genug Zeit für die Retrospektive in den einzelnen Teams.” Das Feedback von den Studierenden ist ebenfalls positiv. „Im Nachgang an den Kurs haben mir einzelne Studierenden erzählt, dass sie die Vorzüge des gegenseitigen Lernens durch diese Form der Präsentation sehr zu schätzen wissen“, sagt Prof. Günzel.

“Die Studierenden haben sich gegenseitig deutlich mehr Fragen gestellt und Feedback gegeben.”

Wann ist etwas fertig?

Mittlerweile haben die Studierenden vier Wochen an Ihrem „Produkt“ gearbeitet. Ergebnis des Kurses soll neben der schriftlichen Studienarbeit, die im Nachgang an die letzte Seminarstunde vollständig abgeschlossen wird, eine managementtaugliche Präsentation sein. Darin sollen die Studierenden ihr jeweiliges Thema ausarbeiten und präsentabel genug für einen Management-Pitch darstellen. Die Qualität der Ergebnisse der einzelnen Studierendenteams geht laut Prof. Günzel stark auseinander: „Viele Teams haben bereits die richtigen Inhalte auf ihren Folien. Aber die Form ist noch nicht für den Kontext ‚Management’ geeignet. Das fängt bei der Gestaltung der Folie an, hat aber auch viel mit der sprachlichen Ausarbeitung und präzisen Darstellung der Punkte zu tun.“
Für Prof. Günzel sind die im Review präsentierten Folien von einigen Teams noch keine abgeschlossenen und fertigen Teillieferungen des Endprodukts. Genau darin liegt aber die große Stärke von Scrum: Kontinuierlich fertige und potentiell auslieferbare Teilergebnisse zu produzieren. Entwicklungsteams, die neu mit Scrum zu arbeiten beginnen, müssen das in den ersten Sprints zunächst einmal lernen. Genauso ist es bei den Studierendenteams. Dabei hilft es, dass einzelne Teams genau das schon tun und ziemlich gute Ergebnisse im Review präsentieren. Das hilft auch den anderen Gruppen. Sie können voneinander lernen und der Qualitätsanspruch der gesamten Gruppe steigt kontinuierlich in jeder Seminarstunde.

Scrum fördert den Austausch und motiviert

Scrum fördert den Austausch und motiviert „Und das ist toll zu sehen“, findet Prof. Günzel. „Die Studierenden arbeiten engagiert mit und lassen sich auf das Experiment ein.“ Die Anwesenheit ist freiwillig, denn an der Hochschule München gibt es seit einigen Jahren keine Anwesenheitspflicht mehr in den Kursen. „Besonders in Modulen mit der Prüfungsform Studienarbeit müssen sowohl das Veranstaltungskonzept als auch die einzelnen Veranstaltungen stimmen – ansonsten kann es auch schon mal passieren, dass von 30 Studierenden nur fünf an der Stunde teilnehmen.“ Das war jedoch in diesem Seminar noch nicht der Fall. Prof. Günzel führt es auf die Interaktion mit ihm und auf die wesentlich intensivere Interaktion zwischen den Studierenden zurück. Jeder bekommt in jeder Seminarstunde kontinuierliches Feedback aus mehreren Perspektiven und entwickelt damit Stück für Stück die eigene Studienarbeit. Das motiviert offensichtlich. Wir sind auf die Endergebnisse gespannt.

Scrum4Schools an der Hochschule München: Auch Professoren lernen immer wieder dazu

Es sind noch gute zehn Minuten bis zur nächsten Seminarstunde von Prof. Holger Günzels Kurs “Agile Management for Entrepreneurs”. Rund die Hälfte der Studierenden sitzt bereits in verschiedenen Ecken des großzügigen Hörsaals, der wegen der flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten auch „Lehrraum der Zukunft“ genannt wird. Die Studierenden diskutieren angeregt und geben ihren Präsentationenden letzten Schliff für das gleich stattfindende Review der letzten Studienarbeitsiteration. Die Gruppe arbeitet in diesem Semester mit Scrum4Schools.

Woche 3 – Verbessern und optimieren

Arbeiten mit dem Taskboard – Transparenz entsteht

Mittlerweile befinden wir uns in der dritten Woche des wöchentlich stattfindenden Seminars. In der letzten Woche hat der erste Sprintwechsel, bestehend aus Review, Retrospektive und anschließendem Planning stattgefunden. Diesmal wirkt alles schon etwas eingespielter und die Präsentationen der inhaltlichen Konzepte der einzelnen Studierendenteams nehmen Gestalt an. Jedes Team hat im Review 10 Minuten Zeit, um seine aktuellen Ergebnisse zu präsentieren und Feedback einzuholen.
Die meisten Teams zeigen zum Start der Präsentation ihr Taskboard. Auf dem Taskboard ist auf einen Blick transparent, an welchen User Stories (=Teillieferungen des fertigen Produkts) das Team in der vergangenen Woche gearbeitet hat und welcher Studierende welchen Task (= Aufgabe) dabei übernommen hat. Um auch zwischen den Seminarstunden den Arbeitsfortschritt zu sehen, nutzen die meisten Gruppen ein digitales Board. Dazu bietet sich beispielsweise das frei verfügbare Programm Trello an.

Kontinuierliches Feedback statt Stress vor der Abgabe bringt bessere Ergebnisse

Die Studierenden aus den anderen Teams füllen während jeder Kurzpräsentation der verschiedenen Gruppen den im ersten Termin gemeinsam erstellten Feedbackbogen aus. Auch Prof. Günzel gibt nach jeder Kurzpräsentation eine Rückmeldung, worauf die jeweilige Gruppe sich noch stärker fokussieren kann – allerdings haben die meisten Teams die Aufgabenstellung richtig verstanden und arbeiten in die richtige Richtung. Bei manchen Teams gibt es mehr Feedback von Mitstudierenden und von Prof. Günzel. Sie sind bei der Bearbeitung der Aufgabenstellung nicht konkret genug geworden und müssen ihr Konzept nochmals überarbeiten. Prof. Günzel ist begeistert von dem Ansatz: „Normalerweise kommen die Studierenden – wenn überhaupt – wenige Tage vor der Abgabe zu mir, um sich Feedback für ihre Arbeiten einzuholen. Dann ist es meistens schon viel zu spät. Über die Arbeit mit Scrum gibt es kontinuierliches Feedback. Und das nicht nur von mir, sondern auch von anderen Studierenden.“

Verbesserung des Prozesses – wie ein effizienteres Review aussehen kann

Das Review und die anschließende Diskussion nach jedem Team haben länger gedauert als geplant. Wertvolle Zeit ging auch durch das Umstecken der Laptops zwischen den einzelnen Präsentationen verloren. Die Seminarstunde ist inzwischen fast zu Ende und Prof. Günzel bittet die Teams, die letzten fünf Minuten für eine kurze Retrospektive zu nutzen. Die Teams analysieren in der Retrospektive, wie sie ihre Zusammenarbeit in der kommenden Woche verbessern können. Er selbst reflektiert, was im Review passiert ist. Die Präsentationen, die die einzelnen Teams gezeigt haben, erinnerten ihn eher an klassische Seminarvorträge. Es gab viele PowerPoint-Folien und zum Teil waren die Folien auch noch nicht ganz fertig. Prof Günzel erinnert sich an das Ziel des Reviews: Das Einholen von Feedback zu abgeschlossenen Teilergebnissen.
Er hat eine Idee, wie er in der kommenden Woche das Review besser gestalten kann, und gibt seinen Studierenden drei Punkte mit:

  1. Im nächsten Review dürfen nur noch abgeschlossene User Stories vorgestellt werden.
  2. Pro User Story dürfen maximal zwei Folien erstellt werden, die die Studierenden ausgedruckt mitbringen und zu Beginn der Stunde an der Wand befestigen. Im Review geht dann die gesamte Seminargruppe von Teamwand zu Teamwand.
  3. Die Studierenden schreiben ihr Feedback zu den einzelnen Präsentationen auf Post-its und geben sie den einzelnen Gruppen mit.

Prof. Günzel erhofft sich dadurch einen reibungsloseren Ablauf des Reviews. Es geht ihm aber vielmehr darum, dass ein kommunikativerer Austausch in der Gruppe entsteht und die Studierenden sich gegenseitig mehr Feedback geben. Er ist gespannt, ob es funktionieren wird.
Die Erlebnisse von Prof. Günzel in seiner Reviewstunde zeigen, dass es kein Patentrezept dafür gibt, wie man Scrum4Schools am besten einführen sollte. Das Rahmenwerk muss immer auf den jeweiligen Kontext wie beispielsweise die Lernaufgabe und die zur Verfügung stehende Zeit angepasst werden. Dabei ist jeder gefragt. Und es braucht immer eine gewisse Zeit, bis eine Gruppe den optimalen Modus für sich gefunden hat. Grundvoraussetzung dafür ist die Bereitschaft, neue Dinge auszuprobieren und den eigenen Prozess kontinuierlich zu verbessern.

Scrum4Schools an der Hochschule München: Die Agilität erwacht

„Die Woche war viel zu schnell um“, „Das hatte ich anders verstanden“ oder „Wir sind fast fertig“. Das hört man von Scrum-Teams schon mal am Tag vor dem Review und somit am Ende eines Entwicklungssprints. Aber nicht nur dort, sondern auch in einer Wirtschaftsvorlesung von Prof. Holger Günzel an der Hochschule München. Er möchte nämlich mit seinen Studentinnen und Studenten in den nächsten sechs Wochen Scrum4Schools als Rahmenwerk für die Ausarbeitung von Studienarbeiten einsetzen.

Woche 2 – Definition of Done und die erste Lieferung

Der Ablauf

Zu Beginn des Sprint Plannings hatten die Studentengruppen eine Definition of Done erarbeitet. Dieser zufolge sollten sie die ersten relevanten Lieferungen, wie eine Agenda oder eine Literaturrecherche von drei relevanten Texten, bereits nach der ersten Woche abgeben. Prof. Günzel hat an alle Studierenden Bewertungsbögen ausgeteilt. Darauf finden sich zum einen die festgelegten Akzeptanzkriterien sowie die allgemeinen Constraints des Produktes Hausarbeit. Ziel ist es, dass jeder Studierende zu jeder Zeit die Bewertungskriterien für die Abschlussnote kennt und diese im Review für das Feedback zu den anderen Lieferungen nutzen kann.

Das erste Review

Jede Gruppe bekommt eine Timebox von 10 Minuten. Die erste Gruppe präsentiert. Die Zuhörer können auf ihrem Bewertungsbogen nur wenige Punkte abhaken und geben kräftig Feedback, was sie sich für die nächste Iteration vorstellen könnten. Prof. Günzel hält sich im Hintergrund. Die zweite Gruppe präsentiert. Anstatt inhaltliche Lieferungen zu präsentieren, hat diese Gruppe die Aufgabenstellung für sich neu geschrieben und vorher abgestimmte Rahmenbedingungen außer Kraft gesetzt. Sie haben ihre Arbeit nicht nach der Herangehensweise von Scrum strukturiert, sie haben auch kein Taskboard und damit einhergehend keine bewertbare Lieferung. Die Zuhörer sind irritiert und finden keine passenden Checkpunkte auf ihrem Feedbackbogen. Prof. Günzel muss eingreifen und erläutert erneut den Kontext sowie die Aufgabenstellung. Erst jetzt versteht die Gruppe, was das eigentliche Ziel ihrer Aufgabenstellung ist. Alle atmen auf, es sind ja noch fünf Wochen Zeit. Gut, dass es das Review gibt und sie somit schnell Feedback erhalten haben.

Die erste Retrospektive

Die Gruppen sitzen wieder beisammen und versuchen, auf ihre gemeinsame erste Woche zurückzublicken. Was ist uns bereits sehr gut gelungen? Wo können wir vielleicht noch etwas besser werden, damit wir nächste Woche wieder so gutes Feedback bekommen? In jeder Gruppe werden relevante Veränderungen identifiziert und in kleine Maßnahmen heruntergebrochen. Prof. Günzel beobachtet, dass sich jeder ein bis zwei Verbesserungen am Taskboard notiert.
Hier zeigt sich wieder einmal sehr schön: Man kann noch so viel vorab über die gemeinsame Zielstellung sprechen – erst beim Umsetzen kommen die Fragen und man erkennt, ob man den Kunden wirklich verstanden hat.