Mysterium Motivation – so motiviere ich mein Scrum-Team

Kürzlich stellte einer unserer Trainingsteilnehmer am Ende des Trainings folgende Frage: „Wie schaffe ich es als ScrumMaster, alle Leute in meinem Team für Scrum zu begeistern oder überhaupt zu motivieren, Teil dieses Teams zu sein?“ Mit dieser Frage ist er nicht alleine. In fast jedem Team begegnen wir der Problematik, dass nicht alle von Anfang an mitziehen und die agile Transformation unterstützen. Was tun?

Das Motivations-Tagebuch

Als ScrumMaster sollten Sie auch Widerstände als Chancen betrachten, weil darin Optimierungspotential sichtbar wird. Ich empfehle ScrumMastern, ein Motivations-Tagebuch zu führen, in dem konkrete, motivierende und kurzfristig umsetzbare Maßnahmen aus den Beobachtungen des Tages abgeleitet werden. Welche Einträge ins Tagebuch kommen und wie diese aussehen können, schauen wir uns in diesem Blog-Artikel gemeinsam an. Begleiten Sie unseren fiktiven ScrumMaster durch seinen Sprint. Er macht sich zu jeder Situation Notizen und hält konkrete To-dos zur Motivation und Weiterentwicklung seines Teams fest.

Montag, 09:00 Uhr – Verantwortung übertragen

Der ScrumMaster steht mit seinem neuen Team vor dem Taskboard. Er ist seit zwei Wochen im neuen Projekt unterwegs, es gibt viel zu tun. Jeder nimmt sich reihum Tasks und schreibt sein Kürzel auf die einzelnen Aufgaben. Es sind immer die gleichen Personen, die sich die gleichen Tasks ziehen. Und es gibt ein Teammitglied, das scheinbar an derselben Aufgabe arbeitet wie in der Woche zuvor. Das Worst-Case-Szenario: Am Ende werden die User Storys bis zum Review am Freitag nicht fertig. Es gibt kein Feedback vom User und der Product Owner sieht die abgeschlossenen User Storys im Review zum ersten Mal. Eine Konsequenz, wenn nicht geliefert wird? Fehlanzeige.

Hier braucht es dringend einen aktiven ScrumMaster. Das Team muss lernen, Verantwortung für die Qualität der Lieferungen zu übernehmen, und braucht echtes Feedback von einem Endanwender sowie ausreichend Support vom Product Owner.

Der ScrumMaster erstellt eine Liste mit konkreten To-dos für den Tag und versucht, diese direkt umzusetzen: 

Dienstag, 10:00 Uhr – Wertschätzung fördern

Eine sehr knifflige User Story ist endlich fertig geworden. Zwei Teammitglieder bekommen kräftigen Applaus vom gesamten Team. Der ScrumMaster klatscht am Anfang noch am lautesten. Zur Abnahme der Story bringt der Product Owner zwei seiner selbstgebackenen Muffins vorbei. Ein Teammitglied steht halb abgewandt zum Taskboard und betrachtet diese Zeremonie skeptisch: „Mit so einer billigen Nummer kriegt ihr mich nicht“, denkt er sich. Es waren seine Lieblingsmuffins.

Die Scrum-Master-Notiz am Dienstag: 

Mittwoch, 14:00 Uhr – Fokus setzen

Der ScrumMaster hat drei neue Teammitglieder. Einer der drei Kollegen scheint sich mit Scrum auszukennen. Er hält sich sehr bedeckt. Der ScrumMaster ist nun nicht mehr der einzige Verfechter der Methode und sieht die Chance, etwas zu verändern. Er bittet den Kollegen, mit ihm gemeinsam einen Workshop zum Thema „User Storys schreiben“ durchzuführen. Im gemeinsamen Austausch berichtet der Mitarbeiter, dass ihm einige Dinge aufgefallen sind, die er gerne ändern würde – z. B. könnte man das Taskboard anpassen. Es sprudelt nur so aus ihm heraus. Er hat bereits in zwei erfolgreichen Teams gearbeitet und möchte sein Wissen weitergeben.

Der ScrumMaster notiert in seiner Liste:

Donnerstag, 12:30 Uhr – Wissen vermitteln

Der ScrumMaster hat ein gemeinsames Mittagessen organisiert. Einen Teamraum gibt es nicht, daher sieht sich das junge Team bis auf die Meetings nicht so häufig. Im gemeinsamen Austausch kommen unterschiedlichste Themen auf, welche die Teammitglieder noch nicht verstanden haben. Scrum sei doch sehr kompliziert. Ein Kollege erzählt, dass er gerade gemeinsam mit dem ScrumMaster einen User-Story-Workshop plant. Die anderen Teammitglieder machen Vorschläge, welche Themen sich noch eignen würden.

Weitere Vermerke kommen auf die Liste:

Freitag, 15:00 Uhr – mit Begeisterung anstecken

Das Review beginnt. Sechs von sieben Storys sind fertig geworden. Nur sechs Storys werden gezeigt. Hier gibt es Verbesserungspotential, aber für die nächsten 90 Minuten widmet sich der ScrumMaster vor allem dem Erfolg des Teams. Ein neues Gesicht ist in der Runde. Eine Mitarbeiterin aus dem Vertrieb ist vorbeigekommen, um sich anzusehen, was das Team entwickelt hat. Sie hat einen Tipp bekommen und wollte sich das nicht entgehen lassen. Sie kann die Endanwender zwar nicht ersetzen, ist aber ziemlich nahe dran. Der PO hält sich zurück und das gesamte Team präsentiert. Die Mitarbeiterin ist begeistert. Sie hat zwar ein paar Anmerkungen, ist aber sonst sehr zufrieden. Das nächste Mal bringt sie einen weiteren Kollegen mit. Vielleicht kann sie sogar mal einen richtigen User organisieren. Den Applaus erhalten am Ende alle. Auch der eine Kollege, der etwas abseits von der Gruppe steht. Überzeugt ist er (noch) nicht, aber ein Lächeln konnten wir ihm abgewinnen.

Der letzte Eintrag diese Woche: 

Sie kennen alle Tipps und Tricks zum Thema Motivation von Scrum-Teams und lassen nichts unversucht, um Ihre Teams zu motivieren? Dann sind wir gespannt auf Ihre Erfolgsgeschichte.

 

Feedback oder die Kunst der Anerkennung

Wir Menschen streben nach Anerkennung. Unsere Motivation steigt, wenn unsere Arbeit „erkannt“ und wertgeschätzt wird. Diese Wertschätzung können wir durch unser Umfeld, also Kollegen, Freunde oder Familie erhalten, aber auch durch uns selbst. Und doch passiert beides immer noch viel zu selten.

Konstruktives und wertschätzendes Feedback kann das Bedürfnis nach Anerkennung der eigenen Arbeit bedienen. Es kann dabei helfen, die eigenen Ressourcen besser einzusetzen, produktiver zu werden und Erfolgspotentiale weiterzuentwickeln. Nicht zuletzt bietet es die Chance, aus Fehlern zu lernen und blinde Flecken aufzudecken. Halten wir uns bei der Arbeit mit Feedback zurück, bringen wir uns selbst und vielleicht auch unser Team oder ein ganzes Unternehmen um den Erfolg.

Die Devise heißt also: Schwächen abbauen und Stärken aufbauen. Doch leider ist Feedback oft eine Mogelpackung, wenn es falsch formuliert ist und dadurch verletzend wird. Wissenschaftliche Erkenntnisse beweisen, dass es entscheidend ist, wie man etwas sagt.

Wie formuliert und gibt man Feedback?

Die Kunst ist also, Feedback wertschätzend zu formulieren. Es sollte beschreibend sein und nicht bewertend. Es sollte sich auf eine erlebte Situation und ein konkretes Beispiel beziehen und am besten sofort im Anschluss gegeben werden. So, dass man über veränderbares Verhalten spricht – konkret und nicht allgemein gehalten, mit klar formulierten Aussagen. Besonders positive Wahrnehmungen und Gefühle können und sollen mitgeteilt werden. Wichtig ist dabei, stets aus eigener Perspektive für sich zu sprechen. Gut wäre es, eine Gesprächsatmosphäre so zu kreieren, die nicht unter Zeitdruck und in der Öffentlichkeit geschieht, sodass der Feedbacknehmer auch die Zeit hat, das Feedback in Ruhe zu verarbeiten.

Um das Feedback zu entschärfen und nicht als verletzende Waffe einzusetzen, sollten Sie sich im Voraus über die folgenden Punkte klar werden:

Feedback geben in drei Schritten

Wenn Sie diese grundlegenden Fragen geklärt haben, hilft es, das Feedback in drei Schritte zu gliedern:

  1. Klären Sie zunächst den Sachverhalt und stellen Sie sich die Frage: „Was ist geschehen?“
  2. Danach folgt eine Offenbarung bzw. Beschreibung der Gefühle: „Wie geht es mir damit?“
  3. Die konstruktive Komponente ist schließlich entscheidend für die Umsetzung: „Wie kann für die Zukunft eine Verbesserung herbeigeführt werden?“ Wichtig dabei ist, dass Sie realistische Maßnahmen vorschlagen, die auch umgesetzt werden können.

Fakt ist, dass Selbst- und Fremdeinschätzung meistens voneinander abweichen. Des Weiteren ist jedes abgegebene Feedback zu einer Person anders, weil jedes Individuum andere Dinge an der beobachteten Person wahrnimmt. Die Gefahr ist daher groß, missverstanden oder überhaupt nicht verstanden zu werden. Deshalb seien Sie offen, hören Sie beim Feedback nehmen aktiv zu und fragen Sie bei Unklarheiten beim Gesprächspartner nach. Nur so können beide Seiten sichergehen, dass Ihre Botschaften auch ankommen.

Auf den Punkt gebracht

Feedback erlaubt uns, das eigene Verhalten aus der Perspektive des Gegenübers zu betrachten und es damit auf den Prüfstand zu stellen. Somit haben wir die Chance uns weiterzuentwickeln und in dem was wir tun noch besser zu werden. Für den Feedbackgeber ist die Kunst, die konstruktive Kritik wertschätzend zu formulieren, damit der Empfänger das Feedback auch annehmen kann und nicht in eine abwehrende Haltung gezwungen wird. Fragen Sie den Empfänger ruhig vorher, ob Sie Feedback geben dürfen. Als Empfänger lohnt es sich bei Unklarheiten oder nicht nachvollziehbaren Beispielen nachzufragen, was gemeint ist und in den Dialog zu treten. Denn nur so profitieren Sie und damit Ihr Unternehmen davon.

Von Löwen und dem Mut, sich auf Scrum einzulassen

Verschränkte Arme, kritischer Blick und einen spöttischen Zug um den Mund – so steht er mal wieder in unserem Sprint Planning 2. Manchmal lauert er auch wie ein Löwe, lauert auf die nächste Gelegenheit zum Angriff. Er ist schon sehr lange dabei. Er weiß, wie der Laden läuft und er ist Experte auf seinem Gebiet. Stolz wie ein Löwe nutzt er nur zu gerne jede Gelegenheit, um zu präsentieren, wie bisher alles gemacht wurde und welche Erfolge er dabei verzeichnen konnte. Wozu er jetzt mich – diesen sogenannten ScrumMaster – brauchen sollte, der ihm sagt, wie er noch effizienter arbeiten kann, versteht er nicht. Warum er ständig an diesen Meetings teilnehmen muss und transparent machen soll, woran er gerade arbeitet, versteht er noch weniger. Und was ist eigentlich dieses Scrum? Wer hat sich das schon wieder ausgedacht? Er beobachtet argwöhnisch jeden meiner Schritte und gibt mir zu verstehen, dass ich ein Eindringling in seinem Herrschaftsgebiet bin.
Jeder kennt sie, diese Art von Kollegen. Veränderung fällt ihnen schwer. Sie können sich nicht so leicht wie die anderen darauf einlassen. Eine neue Methode wie Scrum in den Arbeitsalltag zu integrieren, ist eine solche Veränderung. Manche Menschen können damit umgehen, manche nicht. Was man dabei immer im Hinterkopf behalten sollte: Jede Veränderung bringt auch einen größeren oder kleineren Verlust mit sich. Und jeder Mensch begegnet diesem Verlust unterschiedlich.

Verlust verstehen mit den fünf Phasen der Trauer

Mir hat die Beschreibung der fünf Phasen der Trauer von Elisabeth Kübler-Ross – Verleugnung, Verärgerung, Verhandlung, Depression und Akzeptanz – dabei geholfen, die möglichen Reaktionen auf Verlust und damit die unterschiedlichen Reaktionen von Menschen auf Veränderungen besser zu verstehen. [vgl. Kübler-Ross, Kessler 2005, S. 7-24] Das Leugnen der Veränderung hilft uns durch den ersten Schockzustand, indem wir uns nur so weit auf die Realität einlassen, wie wir es im Moment aushalten können. Der Ärger, den wir fühlen, sobald wir das gesamte Ausmaß der Veränderung realisieren, kann auf ganz unterschiedliche Ziele gerichtet sein: Kollegen, Management oder auch die Familie. Manchmal versuchen wir, über die Folgen der Veränderung zu verhandeln, um einen Ausweg aus der Situation zu finden. Eine typische Frage, die für mich die Unsicherheit in der Depressionsphase deutlich macht, lautet: „Warum soll ich mich denn überhaupt noch anstrengen, ergibt das noch Sinn?“ Und irgendwann gelangen wir an den Punkt, an dem wir die Veränderung Stück für Stück akzeptieren können und lernen, mit ihr zu leben.
Anzunehmen, dass jede einzelne Phase linear durchlaufen wird und Wochen ja vielleicht sogar Monate fortwährt, ist falsch. Wir reagieren in diesen Phasen auf Gefühle, die Stunden oder auch nur Minuten andauern und sich an keine vorgeschriebene, rationale Abfolge halten!

Wie ScrumMaster durch den Verlust führen können

Doch zurück zu unserem Löwen. Wie helfe ich ihm als guter ScrumMaster jetzt durch diese Situation? Mein erster Impuls bei einer solchen ablehnenden Haltung ist immer, den Kollegen darauf anzusprechen. Ich möchte verstehen, was das Problem ist, es aus der Welt schaffen und ihn dazu befähigen, sich auf diese Reise in die Agilität einzulassen. Doch genau das ist es, worauf der Löwe wartet: Wertschätzung im Sinne von Aufmerksamkeit zu erhalten und dadurch in seiner ablehnenden Haltung bestärkt zu werden.
Wieso also sollte ich ihm genau das geben, was er möchte und ihn wertschätzen, wo er sich doch dem ganzen Team gegenüber respektlos benimmt? Deshalb konzentriere ich mich auf die Teammitglieder, deren motiviertes und offenes Verhalten zum Erfolg des Projekts beiträgt. Getreu dem Motto: Ich konzentriere mich auf die Einstellung, von der ich mehr möchte. Ich ignoriere den Löwen auf der anderen Seite des Raums und schenke dem restlichen Team meine Aufmerksamkeit. Ich bestärke die Haltung des Löwen nicht und signalisiere ihm, dass er die Phasen der Trauer weiter durchlaufen muss. Dadurch versuche ich, ihn dazu zu bringen, über sein Verhalten zu reflektieren und er lernt, dass nur jene Teammitglieder eine Belohnung in Form von Aufmerksamkeit bekommen, die mir und der Methode offen begegnen und respektvoll miteinander umgehen. Jedoch achte ich wachsam darauf, wann er sich der Methode und dem Team gegenüber öffnet. Dann bin ich da, um ihm dabei zu helfen, wieder zum Team aufzuschließen – inhaltlich, aber auch emotional. Ich beantworte seine Frage und nehme ihn mit auf unsere Reise. Und dabei ist mir stets bewusst, dass man einen wilden Löwen nie ganz zähmen kann.

[Kübler-Ross, Kessler 2005]
Kübler-Ross, Elisabeth; Kessler, David: On Grief and Grieving: Finding the Meaning of Grief Through the Five Stages of Loss. Simon and Schuster 2005.
Foto: CC0 Creative Commons – pixabay, IanZA

Regeln und Prozesse im agilen Umfeld? Nein! Doch! Oh!

In vielen selbstorganisierten Umfeldern gibt es zwei böse Wörter: das R-Wort und das P-Wort. Benutzt man diese Worte, kann man sich auf einen wilden Mob und viel Widerstand einstellen. Wild ist der Mob vielleicht nicht, aber er ist bereit, sich mit allen Mitteln gegen die Regeln und Prozesse zu wehren. Denn die vielen Freigeister fühlen sich durch das R-Wort auf einmal eingeengt und ihrer Freiheit beraubt. Meiner Meinung nach brauchen wir aber Regeln und Prozesse. Ein selbstorganisiertes System endet schnell im Chaos, wenn es keine Regeln und Prozesse gibt. Die Effizienz sinkt und die Produktivität geht in den Keller. Aus unternehmerischer Sicht ein Desaster.
Vorweg sei also gesagt: Auch in der agilen Welt brauchen wir Regeln und Prozesse. Es kommt aber darauf an, um welche Regeln und Prozesse es sich handelt und wie viele es davon gibt. Hier greift ein bekannter Satz: So wenig wie möglich, aber so viel wie nötig! Der Inhalt ist wichtiger als die Menge. Jede Organisation sollte daher ihre eigenen Regeln und Prozesse genau analysieren und auf folgende vier Aspekte untersuchen:

  1. Nutzen: Eine Regel, die keinen Nutzen stiftet, ist eine schlechte Regel. Beschützt die Regel etwas, was beschützt werden muss? Ja – super, diese Regel behalten wir! Nein – diese Regel kann weg. So einfach können Sie Ihre Regeln aussortieren.
  2. Nachvollziehbar: Eine Regel muss nachvollziehbar sein. Was bringt mir eine Regel, die von den Mitarbeitern nicht verstanden wird? Sie bringt Widerstand. Besonders in selbstorganisierten Organisationen kann dieser groß werden. Die Kollegen werden die Regel hinterfragen und sich zur Wehr setzen, also gestalten Sie die Regel transparent und kommunizieren sie den Nutzen (s.o.), damit der Angestellte sie verstehen und vor allem akzeptieren kann.
  3. Effizienz: Eine Regel oder ein Prozess muss effizienzsteigernd sein. Was bringt mir ein Nutzengewinn durch einen Prozess, wenn ich diesen wesentlich schlanker gestalten könnte und somit effizienter arbeiten könnte? Genau, er bringt Opportunitätskosten mit sich und einen Effizienzverlust! Übrigens: Ist ein Prozess nicht effizient, wird er in der Regel nicht akzeptiert, weil er nur bedingt nachvollziehbar ist!
  4. Flexibel: Eine Regel oder ein Prozess muss agil sein. Ist diese(-r) nicht anpassbar, werden alle drei Punkte zuvor nicht erfüllt. In einem dynamischen Umfeld ist es also unabdingbar, sich regelmäßig mit seinen Regeln und Prozessen auseinanderzusetzen.

Das Wichtigste, was Sie über Regeln wissen müssen, ist die folgende Regel: Reden Sie im Unternehmen regelmäßig über Ihre Regeln. Sorgen sie für Verständnis, stellen Sie den Effizienzgewinn dar und passen Sie dann bei Bedarf ihre Regeln an. Kommunizieren Sie ständig und immer weiter Ihre Regeln. Es muss deutlich werden, dass diese Regeln nicht da sind, um den Freigeistern Ihre Freiheit wegzunehmen, sondern um sie zu schützen oder um ihre Produktivität zu erhöhen. Nur durch Kommunikation kann ein harmonisches und effizientes Miteinander in einer Selbstorganisation mit Regeln und Prozessen garantiert werden.
Ein relevantes und aktuelles Beispiel gefällig? Bitte sehr: Auch wir bei borisgloger consulting haben Regeln und Prozesse, an die sich meine Kollegen und ich halten müssen. Gerade aber neue Kollegen verstehen die Regeln nicht immer und wollen sie in Frage stellen. Was passierte also speziell bei uns? Einige Kollegen versuchten eine Regel zu umgehen, weil sie sich um Teile ihrer Freiheit beraubt fühlten. Sie sahen in dieser Regel vor allem eine Hürde, bedachten aber gleichzeitig nicht, dass die Regel einen tieferen Grund hatte. Dieses Nichtwissen kann man ihnen gewiss nicht vorwerfen, denn der Grund der Regel wurde ihnen nie wirklich nahegebracht. Was dann aber passierte, ist unserer lebendigen Diskussionskultur zu verdanken. Regelaverse und regelfreudige Kollegen diskutierten miteinander. Das Ergebnis: eine Anpassung der Regel und vor allem eine klare Kommunikation der Regel. Gut, dass wir darüber gesprochen haben!

Foto: CC0 Creative Commons – pixabay, taniadimas

Produktivität auf Irrwegen: "Führen wir schnell mal Scrum ein!"

Als ScrumMaster werde ich in Unternehmen geholt, um zur Produktivitätssteigerung Scrum „einzuführen“. Relativ schnell begegne ich dabei folgendem Umstand: Viele Product Owner haben nicht im Blick, was ihr Team eigentlich genau liefern soll. Jedenfalls beantworten sie diese Frage selten aus Kundensicht. Meistens treffe ich auf Product Owner, die durch ihre lange Erfahrung und ihr umfangreiches Wissen zwar Experten für ihre Produktsparte geworden sind, aber ihr Blick hängt am eigenen Tun und Denken fest. Letzteres ist folglich zu wenig nach draußen gerichtet, in die Erlebniswelt des Kunden und des Nutzers. Für mich als ScrumMaster bedeutet das, den Product Owner und das Entwicklungsteam zu dieser Sicht- und Denkweise hinzuführen, was viel umfassendere Implikationen hat, als einfach mal eine neue Methode „einzuführen“. Genau genommen sprechen wir von der Entwicklung hin zu einer kundenorientierten Organisation, und das wirkt sich gleich auf mehreren Ebenen aus:
Ein wichtiger erster Schritt ist, eine agile Produktentwicklung zu etablieren. Das heißt im Idealfall, dem Scrum-Team beizubringen, wie man iterativ ein MVP (Minimum Viable Product) entwickelt und es dem Markt bzw. den Usern aussetzt – bis ein Produkt gefunden wird, das es sich in allen Details fertig zu bauen lohnt.
In diesem Prozess stellt man wiederum fest, wo es im Team an Skills mangelt, und in der Regel tut es das. Die nächste Aufgabe wäre also, diese Skills zu entwickeln. In der Softwareentwicklung hat sich für den Aufbau und den Austausch von Wissen das Mob bzw. Pair Programming etabliert, das Prinzip lässt sich aber auf andere Arbeitsbereiche anwenden. Fehlen bestimmte Skills zur Gänze, muss man sich diese zusätzliche Kompetenz ins Team holen.
Auf der Ebene der Infrastruktur stößt man schnell an Grenzen, die aufgelöst werden wollen: Hat das Team überhaupt geeignete Räume, in denen die Zusammenarbeit möglich ist? Sind Kommunikationsmittel im Einsatz, mit denen die Teamarbeit strukturell überhaupt abgebildet werden kann („Pull“-basierte Tools wie Slack oder Microsoft Teams können das), oder läuft die schriftliche Kommunikation des Teams hauptsächlich über E-Mail? Gibt es Arbeitsmaterialien wie Flipcharts, Whiteboards etc. erstens in ausreichender Menge und zweitens in guter Qualität?
Bleibt noch die Ebene der Architektur, auf die man einen Blick werfen sollte. Wie ist das Unternehmen organisiert und passt diese Organisationsstruktur überhaupt zu dem Produkt, das sich die Kunden und Anwender wünschen? Eng verbunden damit ist die Frage der Führungskultur in der Organisation: Sind Selbstorganisation, Freiwilligkeit und Commitment erlaubt und werden sie belohnt?
Was bedeutet das für die Arbeit als ScrumMaster oder Agile Coach? Ich muss einerseits die genannten Ebenen im Blick behalten und gleichzeitig meine Rolle mit Konsequenz leben. Das bedeutet, die agilen Werte und Prinzipien mit Bestimmtheit zu vertreten. Das bedeutet zum Beispiel, den nötigen langen Atem mitzubringen und dem Management so lange auf den Nerv zu gehen, bis die Lizenz für das geeignete Kommunikationstool gekauft wurde. Müsste ich das Handeln des ScrumMasters auf einen Aspekt reduzieren: immer wieder transparent machen, wo es hängt – auf allen Ebenen. Nur so komme ich überhaupt an die entscheidenden Punkte heran, die eine Organisation in ihrer Produktivität behindern.

ScrumMaster in Aktion: Das Feiern von Erfolgen

Es ist 9.00 Uhr. Wir haben uns vor dem Taskboard versammelt. Es ist alles noch ganz frisch, wir lernen noch, ein Hauch Unsicherheit liegt in der Luft. Der erste Kollege beginnt und hängt seine Tasks um. Die Kollegin folgt. Der erste Task wird auf „Done“ gesetzt. Die erste Aufgabe ist geschafft. Ich lade zum Feiern ein, strahle die Kollegin an. Ich empfinde die erste erledigte Aufgabe als große Genugtuung. Grund genug, um kurz innezuhalten und den Moment wirken zu lassen. Einziger Haken daran: um mich herum nur verdutzte Gesichter, die Kollegin ist verunsichert. Lob für eine solche „Kleinigkeit“ ist sie nicht gewohnt. Sie mache doch nur ihren Job. Auch der Product Owner ist verwirrt: Sollte das hier nicht selbstverständlich sein? Warum also ist der ScrumMaster so begeistert?
Ich merke schnell: Das Problem liegt tiefer. Lob und positive Rückmeldungen gehen hier allen schwer von den Lippen. Aus der Psychologie ist bekannt, dass Belohnung der positiven Verstärkung dient. Damit soll die Wahrscheinlichkeit erhöht werden, dass sich ein gewünschtes Verhalten wiederholt. Situationsgebundene Belohnung kann also durch Loben erfolgen. Dies sollte allerdings nicht zu freigiebig eingesetzt werden, da es sonst unverdient erscheint. Bewiesenermaßen wird das Belohnungssystem jedoch gezielt durch die Wertschätzung unserer Mitmenschen angesprochen – das steigert die Ausschüttung des Glückshormons Dopamin.

Den kleinen Dingen Aufmerksamkeit schenken

Meistens sind es ja die kleinen Dinge, die als selbstverständlich hingenommen werden, und es erscheint uns deshalb nicht nötig, diese wertzuschätzen. Es liegt uns fern, die kleinen Dinge zu sehen, die in Summe zum Gesamterfolg beitragen. Gerade im Prozess der Veränderung ist es jedoch sehr wichtig, diese kleinen positiven Fortschritte zu erkennen und hervorzuheben. Dopamin ist dafür verantwortlich, dass wir Erfahrungen als wohltuend empfinden, in Zukunft werden wir uns an dieses Gefühl erinnern können. So werden diese aktiv unterstützt und in Zukunft höchstwahrscheinlich wiederholt werden. Noch wichtiger als das Lob durch den ScrumMaster und den Product Owner ist das Lob untereinander. Kollegen, die sich gegenseitig zu ihren einzelnen Leistungen wertschätzend äußern, steigern die produktive Zusammenarbeit und den Zusammenhalt im Team.

Das Team mit Freiheiten belohnen

Das Team kann neben diesen kleinen Wertschätzungen auch durch Freiheiten belohnt werden. Vertrauen, das dem Team beispielsweise vom Product Owner entgegengebracht wird, ist eine wertschätzende Handlung, die dazu führen kann, dass das Team bemüht ist, beim nächsten Mal die Erwartungen des Product Owners zu übertreffen. Es wird dadurch selbstbewusster und beginnt, sich selbst mehr zuzutrauen. Damit ist die Grundlage für innovativere und kreativere Lösungen gelegt und das Team wächst noch mehr zusammen. Zugestandene Freiheit wirkt durch ihren wertschätzenden Charakter also ebenfalls als positive Verstärkung und steigert die Produktivität im Scrum-Team.

Gold Cards

Die gleiche Wirkung haben sogenannte Gold Cards, die der Product Owner an die Teammitglieder vergibt. Mit diesen Cards können Mitarbeiter innerhalb eines gewissen Zeitraums einen Teil ihrer Arbeitszeit in etwas investieren, das sie interessiert. Dies kann eine Fortbildung, persönliche Weiterbildung oder Zeit sein, um an eigenen Ideen zu arbeiten. Der Vorteil an dieser Variante ist, dass dem einzelnen Mitarbeiter gegenüber Interesse ausgedrückt wird, nicht nur an der Leistung des Teams.

Eine Release-Party schmeißen

Im skalierten Umfeld gibt es eine weitere mächtige Möglichkeit, das gesamte Team oder sogar mehrere Teams für ihre erbrachten Leistungen zu belohnen. Wie wäre es beispielsweise mit einer Release-Party? Die Teams haben durchgehalten, gekämpft und geliefert. Warum also nicht den Release gebührend mit allen Beteiligten feiern? So kann sogar das Angenehme mit dem Nützlichen verbunden werden: Die Teams können ihre Leistungen bei einer Präsentation von den Stakeholdern und dem gesamten Umfeld anerkennen lassen und anschließend kann sich das Team gebührend selbst feiern.
Zurück zum Geschehen: Ich wiederhole meine Aufforderung, den ersten Task auf „Done“ zu feiern. Peinlich berührt versucht sich die Kollegin aus dem Mittelpunkt zu stehlen. Wir haben noch einen langen Weg vor uns, aber ich werde nicht aufgeben, denn: Gerade am Anfang sind es die kleinen Erfolge, die aus einer Gruppe von Menschen ein Team machen.

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Interview: Was macht ein ScrumMaster?

Meine Kolleginnen und Kollegen unterstützen unter anderem als ScrumMaster die Teams von Kunden. Worum sich ein ScrumMaster gerade kümmern sollte, hängt von der Phase ab, in der sich ein Team befindet – und zum Team gehört auch der Product Owner. Wie sich die Rolle des ScrumMasters im Laufe der Zeit verändert, erzählt Christoph Schmiedinger anhand seiner eigenen Erfahrung.

Agil trotz Überlastung: Wie man die Freiwilligkeit rettet

Die folgende Situation kommt Ihnen eventuell bekannt vor: Der Product Owner oder das Management haben das Prinzip der Agilität noch nicht vollständig verinnerlicht und überladen die Teams mit Aufgaben, die ihre Kapazität um das Doppelte übersteigen. Die Folge sind unzählige Meetings, lange Abende und wenig Motivation für alles, was den ständig wachsenden Stapel auf dem Schreibtisch nicht direkt verkleinert. Dazu gehören auch die morgendlichen Dailys, lange Sprint Plannings und ganz beliebt: die vermeintlich überflüssige Retrospektive. Gerade Letztere erzeugt selten einen sofort messbaren Mehrwert, weswegen sie gerne einmal gekippt wird, wenn ein Team zu ausgelastet ist. Was also tun, um dem Team zu helfen, Agilität zu verstehen, seine eigene Effizienz zu steigern und Zeit dafür zu finden? Und wie kann man den Weg dorthin auch noch auf dem Prinzip der Freiwilligkeit beruhen lassen?

  1. Freiwilligkeit betonen. Ich handhabe dies gerne, indem ich das Gesetz der zwei Füße anbringe und zum Standard in allen Meetings erhebe. Freiwilligkeit zu betonen und vor allem zu leben, ist von enormer Bedeutung, da das Team lernen soll, selbstbestimmt zu arbeiten. Langfristig wird es eine intrinsische Motivation für Agilität aufbauen, wenn es den Mehrwert darin erkennt.
  2. Mehrwert schaffen. Nichts überzeugt mehr als Mehrwert. Wenn jedes Teammitglied nach einem Meeting das Gefühl hat, dass die Zeit gut investiert war, fällt es leichter, auch am nächsten Meeting teilzunehmen und sich langfristig auf Agilität einzulassen. Mehrwert zu schaffen, liegt in der Verantwortung des ScrumMasters.
  3. Meetings koppeln. Was aber, wenn die Teammitglieder aufgrund ihrer Auslastung zum Beispiel nicht einmal zur ersten Retrospektive zu bewegen sind? Hier hat es sich für mich bewährt, Kombinationsmeetings anzubieten. Statt zu einer Stunde Backlog Refinement und einer Stunde Retrospektive einzuladen, lade ich einfach zu zwei Stunden Refinement und Retro in einem Termin ein. Klingt simpel? Ist es auch. Sind die Teammitglieder erst einmal an einem Ort und gestaltet der ScrumMaster einen guten Übergang, hat die Retro schon voll begonnen, bevor das Team merkt, dass es bereits die Axt schärft. Tipp: Zu Beginn kann das Kombinationsmeeting auf eineinhalb Stunden angesetzt werden, um die Hemmschwelle zu senken.
  4. Brokkolimethode einsetzen. Als Kind mochte ich, heute unverständlicherweise, keinen Brokkoli. Meine Oma fragte mich dann am Mittagstisch, mit der Kelle Brokkoli bereits in der Hand, ob ich denn zwei oder drei Stücke Brokkoli möchte. Ich nahm natürlich zwei Stück und aß sie brav auf, da ich das Gefühl hatte, die Entscheidung selbst getroffen zu haben. Wie wohl meine Antwort ausgefallen wäre, wenn meine Oma gefragt hätte: „Möchtest du Brokkoli? Ja oder nein?“ Übertragen wir die Methode meiner Oma auf ein Meeting: „Wollt ihr die Retrospektive lieber um 14.00 Uhr oder um 16.00 Uhr machen?“ Ask the team. Danke Oma!
  5. Jedes Zweiglein greifen. Ein guter ScrumMaster hört zu. Jederzeit und mitdenkend. So fallen ihm auch Zweiglein auf, die das Team fallen lässt und die er aufheben muss, um die Arbeit des Teams zu verbessern. Beispielsweise ließ in einem Sprint Planning ein Tester den Kommentar fallen, wie schade es sei, dass niemand im Team Wissen zu einer bestimmten Datenbank hatte. Nach fünfminütiger Diskussion war klar, dass drei Teammitglieder dieses Wissen sehr wohl hatten und der besagte Tester dies erst jetzt, sechs Wochen nach Projektstart und unzähligen Abstimmungsschwierigkeiten, erfahren hatte. Das Zweiglein greifend, stellte sich heraus, dass es alle gut fänden zu wissen, welche Fertigkeiten und Wissen die anderen Teammitglieder hatten (welch Überraschung). Einmal zu dieser Erkenntnis gekommen, fiel es nicht schwer, einen Skills-Workshop auf die Beine zu stellen: Einerseits wurden die Skills der Teammitglieder samt selbstorganisierter Fortbildungsmaßnahmen entwickelt und andererseits wurde mein Arbeitsmodell für das Projekt gefüllt. Also mein Tipp: Hört genau zu, fragt nach und nutzt die mäeutische Methode von Sokrates.

Zusammenfassend gibt es aus meiner Sicht mehrere Möglichkeiten, die Effizienz eines Teams zu steigern und das Prinzip der Freiwilligkeit zu leben und zu fördern, auch wenn das Team stark ausgelastet ist. Das bedeutet zu Beginn viel Aufwand, Motivationsarbeit und den einen oder anderen Kniff. Dabei sollte nie vergessen werden, das Prinzip der Freiwilligkeit zwar explizit zu erwähnen, es jedoch ab und zu durch aktives Nachdenken direkt erkennbar werden zu lassen.

Visualisierung: Behübschung oder Mehrwert für den Scrum Flow?

Überall dort, wo Menschen aufeinandertreffen, um miteinander Dinge zu erarbeiten, zu besprechen und zu planen, ist Visualisierung sinnvoll – zum Beispiel bei Meetings, Tagungen, Konferenzen, Seminaren, Trainings und Workshops. Obwohl es unzählige Möglichkeiten gibt, verstehen viele unter „Visualisierung“ noch immer nur PowerPoint-Präsentationen und vergeben sich damit die Chance auf einen nachhaltigen Eindruck. Was bleibt nach der x-ten PowerPoint-Präsentation in Erinnerung? Endlose Folienschlangen, dicht bepackt mit Zahlen, Daten und Fakten – kaum etwas davon bleibt erwiesenermaßen im Gedächtnis der Zuhörerschaft hängen.
Auch die Wissenschaft zeigt: Visuals schaffen es deutlich besser, die Zuhörer und Zuschauer zu binden. Laut einer Studie der Universität von Minnesota gemeinsam mit der 3M Corporation, die den Einfluss visueller Hilfen im Präsentationssetting untersuchte, kann das menschliche Gehirn Visualisierungen bis zu 60.000 mal schneller verarbeiten als reine Textinhalte. Da 90 Prozent der vom Gehirn absorbierten Informationen visueller Natur sind, können im Anschluss visualisierte Inhalte wesentlich besser abrufen werden.

Visualisierung

Beispiel einer unterstützenden Visualisierung zum Thema “Methodenevolution” während einer interaktiven Meetingform

Das ist ideal für den agilen Kontext, der von der Interaktion, der Freiwilligkeit und Bereitschaft im Team lebt, gemeinsam an Produktlieferungen zu arbeiten. Visualisierungstechniken schaffen es, die Menschen in Arbeitssitzungen und Lernumgebung stärker zu aktivieren. Als Visual Facilitator kann ich hier komplexe Inhalte und unterschiedliche Perspektiven sichtbar machen, dem Team Impulse für den Dialog geben, Gedanken strukturieren und schließlich wichtige Ergebnisse sichern. Neben den zahlreichen Vorzügen zeigen sich in der Unternehmenspraxis allerdings auch einige Herausforderungen, die man beachten sollte, wenn man die Vorzüge der Visualisierung im agilen Kontext nutzen will:

  1. Halten Sie eine lebendige Präsentation. Gehen Sie nicht mit vorgefertigten Flipcharts in eine Präsentation. Als Live-Zeichner sollten Sie die Darstellung im Laufe der Präsentation entwickeln, um die Zuhörer abzuholen, den Erinnerungswert zu steigern und Publikumsfeedback direkt einfließen lassen zu können. Der Zuhörer und Betrachter wird dadurch zweifach kognitiv stimuliert – der Erinnerungswert steigt.
  2. Vermeiden Sie die Ornamentierung von Scrum. Auch wenn Prozess, Inhalte und Ergebnisse in visueller Sprache, d.h. in Kombinationen von Text, Bild und Containern gut sichtbar gemacht werden können, schlägt im Zweifel der Inhalt die Form. Konzentrieren Sie sich auf die Präsentation und nutzen Sie Visualisierungshilfen nur zur Unterstützung Ihrer Kernaussagen.
  3. Lassen Sie sich als ScrumMaster nicht auf die Rolle des Facilitators reduzieren – ein mit bunten Visuals geschmückter Scrum-Meeting-Raum ist keine Garantie für einen funktionierenden Change Prozess. Dem Team und den Stakeholdern hilft die Transparenz, die durch Visualisierungen in Meetings, von Artefakten und auf Boards entsteht. Übernehmen Sie aber nicht alle zeichnerischen Leistungen, sonst werden Sie schnell auf die Rolle des Visual Facilitators reduziert – als ScrumMaster haben Sie noch wesentlich wichtigere Aufgaben!

Nicht nur, aber besonders im agilen Umfeld bieten ausdrucksstarke Visualisierungen die Möglichkeit, den Wert und die Wichtigkeit von Aussagen zu unterstreichen und klarer zu machen. Vom Teammeeting bis zur Großgruppenveranstaltung mit mehreren Hundert Teilnehmern haben Sie ein kraftvolles Tool in der Hand, wenn Sie die damit verbundenen Herausforderungen ernst nehmen.

Foto: CC0 Creative Commons – pixabay, AlexanderStein

The Role of the ScrumMaster

There are many misconceptions about which key tasks are included in the role of a ScrumMaster. In this video, I illustrate the different functions which a ScrumMaster must fulfill. However, it is important that a ScrumMaster does not get sidetracked by his many tasks, but remains focused on his most important function. 
Do you want to find out more? Watch my video about the role of a ScrumMaster!