Limitiere deinen Work in Progress (WIP)

Hast du zu viele Meetings im Unternehmen? Dann liegt das meist daran, dass du und/oder dein Team an zu vielen Themen arbeitet. Warum passiert das immer wieder? Der Mensch hasst es von Natur aus, Möglichkeiten zu verpassen und daher tendieren wir aus Verlustangst dazu, uns mehrere Optionen offen zu halten. Im Unternehmenskontext heißt das oft: Viele Aufgaben werden gleichzeitig bearbeitet. Leider leidet daran die Geschwindigkeit der Fertigstellung. Im schlimmsten Fall wird nichts fertig, wir hüpfen von Kontext zu Kontext und von Meeting zu Meeting und verlieren dabei kostbare Zeit. Teams schaffen aber mehr, wenn sie sich auf einige wenige Themen konzentrieren. Hier siehst du einen Simulator, der Singletasking und Multitasking vergleicht und die Vorteile von Singletasking veranschaulicht, und hier erfährst du mehr über die negativen Konsequenzen von Multitasking.

Scrum-Teams, die ihren Work in Progress (WIP) limitieren, sind produktiver. Trotzdem scheitern viele Teams genau an dieser Limitierung, weil sie nicht wissen, wie sie anfangen sollen. Daher gebe ich dir einen Workshop-Ablauf an die Hand, mit dem du als ScrumMaster gemeinsam mit deinem Team ein System für die WIP-Limitierung erarbeiten kannst.

Eine Anleitung

  1. Board-Spalten definieren: Mit deinem Team setzt du ein Task-Board oder Kanban-Board auf. Dieses sollte den jetzigen Arbeitsprozess widerspiegeln. Fang mit einem Minimum an Spalten an; ins Detail gehen kannst du später noch, wenn die Spalten nicht ausreichen: "Product Backlog", "Ready", "In Progress", "Review" und "Done" (oder "Backlog", "Startklar", "In Arbeit", "QA" und "Ausgeliefert"). Wenn du am Anfang zu viele Spalten wählst, beraubst du dich der Option, die Prozesse iterativ zu verbessern und konditionierst die Arbeitsweise vorab, weil du den IST-Zustand bereits änderst. Lies hierzu auch 8 typische Fehler beim Einstieg in Kanban.
  2. WIP-Limits festlegen: Mit dem Team entscheidest du nun die maximale Anzahl an Tasks für jede Spalte. Hier gibt es keine Faustregel. Es ist ein iterativer Prozess. Setz für jede Spalte provisorische Limits fest. Das ideale Limit findest du, indem du Limits immer wieder neu justierst und anschließend misst, welchen Effekt dies auf die geleistete Arbeit in einem Sprint hat. Sieh dir beispielsweise an, wie viele Elemente vor dem Festsetzen von WIP-Limits während des Sprints in einer bestimmten Spalte in Bearbeitung sind. Setz dann das WIP-Limit herunter und beobachte, was passiert.
  3. Commitment einholen: Es ist wichtig, dass dein Team die WIP-Limits einhält und sämtliche Arbeit im Board festgehalten wird (z. B. Anfragen außerhalb des Flows, Bugfixes). Das heißt auch, Arbeit darf nur in die jeweilige Spalte gezogen werden, wenn das Limit noch nicht erreicht wurde. Wenn das Maximum in jeder Spalte erreicht ist, unterstützen Teammitglieder mit freier Kapazität andere (grandiose Möglichkeit für Pair-Programming zum Beispiel). Widersteht der Versuchung, neue Arbeit aufzunehmen und Limits während des Sprints zu ändern. Dafür habt ihr die Sprint Retrospektive. Das WIP-Limit zeigt Grenzen auf und „zwingt“ Teammitglieder zur Kollaboration. Wenn ihr eine „Review“-Spalte habt, aber nur eine Halbtagsstelle für Quality Assurance (QA), dann werdet ihr schnell feststellen, dass sich hier Arbeit anhäuft, weil eure drei Programmierer:innen mehr Sachen fertigstellen, als gereviewt werden können. Ein Bottleneck wird sichtbar und eine mögliche Lösung ist, dass du neue Ressourcen für QA anfragst oder andere Teammitglieder die QA-Verantwortliche unterstützen lässt (Pairing, Mobsessions).
  4. Messen: Du solltest zwei Werte messen: Durchsatz (throughput) und Durchlaufzeit (cycle time). Durchsatz zeigt, wie viele Elemente während des Sprints fertiggestellt wurden. Durchlaufzeit zeigt, wie lange ein Element im Board war. Tools wie Jira messen dies von selbst. In einem analogen Board kannst du einen Punkt für jeden Tag ans Element kleben. Durch das Senken der Durchlaufzeit wird dein Team flexibler beim Reagieren, und die Planung wird leichter.
  5. Verbessere das System: Benutz die beiden Werte (Durchsatz und Durchlaufzeit) für die Sprint Review und Retrospektive. So fällt es dem Team leichter, die Limits anzupassen. Hol Stakeholder und vor allem den PO an Board, um auftauchende Impediments aus dem Weg zu räumen. Zeigt diesen anhand der verbesserten Werte, wie nützlich das Heruntersetzen des WIP-Limits ist und wie sie davon profitieren.

Es ist wichtig, laufende Arbeit zu begrenzen. Ein klares Symptom für zu viele parallele Projekte sind zu viele Meetings. Hilf deinem Team mit einem WIP-Limit, sich nur auf aktuelle Aufgaben zu konzentrieren. Engpässe werden so schneller entdeckt und können behoben werden. WIP-Limits sind praktisch der Türsteher, der nur so viel Arbeit durchlässt, wie dein Team erledigen kann. So verhinderst du die Anhäufung unvollendeter Aufgaben, die sonst die Prozesse überfluten und dazu führen würden, dass Teammitglieder ständig zwischen Aufgaben hin und her springen. So wirkt sich das WIP-Limit positiv auf die Effizienz und die Produktivität deines Teams aus. Probier es aus!

Titelbild: Sibeesh Venu, Unsplash

Agile Toolbox
Scrum
ScrumMaster-Praxistipps
Scrum-Begriffe
Agile Prinzipien
Selbstorganisation
Steffen Bernd
October 1, 2021

Table of content

Diesen Beitrag teilen

Das könnte auch interessant sein:

Agile Coach
Agile Management
Agile Organization
Agile Prinzipien
Agile Toolbox

FRAGE: Warum macht ihr eigentlich kein SAFe?

Agile Management
Agile Organization
Agile Prinzipien
Agile Toolbox
Transformation

FRAGE: Was kostet eine agile Transformation?

Agile Management
Agile Organization
Agile Toolbox
Leadership
Agiles Lernen

FRAGE: Welche Rolle spielt Training?

Agile Coach
Agile Management
Agile Organization
Agile Prinzipien
Agile Toolbox

FRAGE: Wer sind die Top 10 agilen Unternehmensberatungen?

Agile Management
Agile Organization
Agile Tools
Agiles Management
Leadership

FRAGE: Wie viel bringt die Investition? Was ist der Business Case dahinter?

Agile Management
Agile Organization
Agile Prinzipien
Agile Toolbox
Führung

FRAGE: Welche sind häufige Herausforderungen, die ihr beim Kunden löst?

Agile Management
Agile Organization

FRAGE: Warum sollten wir mit borisgloger arbeiten?

Agile Management
Agile Organization
Agiles Management
Transformation

FRAGE: Wie viel kostet eine Beratung und ist es wirklich rentabel bei borisgloger?

Agile Prinzipien
Agile Toolbox
Projektmanagement

The Lie Behind the Parable of the Golf Balls and the Jar

Video
Change
Digitale Transformation
Hardware
Agile Organization

Agile in Industrial Automation: The Digital Transformation of Yokogawa

Versicherung
Neues Arbeiten
Führung
Agile Prinzipien
Kundenfokus

Kundenzentrierte Versicherung: Kann ein agiles Projekt die Organisation retten?

Versicherung
Change
Digitale Transformation
Agile Prinzipien
Kundenfokus

Agilität in den Vertrieb bringen – für Versicherer sinnvoll

Versicherung
Agile Prinzipien
Kundenfokus
Agile Toolbox
Produktentwicklung

BizDevOps in der Versicherungsbranche – Wie multidisziplinäre Teams wirklich besetzt sein sollten

Versicherung
Agile Prinzipien
Kundenfokus
Neues Arbeiten
Meetings

Undercover Agile für Versicherer: 5 agile Praktiken für Ihr klassisches IT-Projekt

Versicherung
Change
Digitale Transformation
Agile Prinzipien
Kundenfokus

IT-Projekte in der Versicherungsbranche – Das Rennen um die Time-to-Market

Team
Neues Arbeiten
Agile Prinzipien
Selbstorganisation
Social Skills

Umgang mit Fehlern & Diversität – Erfolgreiche agile Teams #2

Team
Neues Arbeiten
Agile Toolbox
Produktentwicklung

Das Geheimrezept von High-Performance-Teams

Team
Arbeiten bei borisgloger consulting
Agile Prinzipien
Freiwilligkeit
Selbstorganisation

Konsent und offene Wahl: 2 Prinzipien aus der Soziokratie, die jedes agile Team gebrauchen kann

Team
Neues Arbeiten
Meetings
Social Skills

Der agile Adventkalender

Team
Agile Toolbox
Scrum
ScrumMaster-Praxistipps
Agile Prinzipien

Selbstorganisation der Teams fördern: Ask the team!

Team
Agile Toolbox
Design Thinking

Who Recognizes the Truly Good Ideas?

Team
Agile Organization
Transformation

Pizza Is Not Dead, and Neither Is Agility

Scrum4Schools
Neues Arbeiten
Führung
Life
Social Skills

Trauen wir unseren Kindern mehr zu – auch in der Schule!

Scrum4Schools
Change
Agiles Lernen
Neues Arbeiten
Remote Arbeiten

Eine Scrum4Schools-Projekt-Rückschau mit Physiklehrer Ivan Topic

Scrum4Schools
Mehr Formate
Interview
Nachhaltigkeit

Mit Scrum4Schools dem Weltraum auf der Spur

Scrum4Schools
Change
Agiles Lernen

Scrum4Schools - ein Projekt nimmt Fahrt auf

Scrum4Schools
Agile Schulentwicklung
Agile Toolbox

Technik im Alltag - Scrum4Schools zu Gast in Langenzersdorf

Projektmanagement
Agile Toolbox
Scrum
Scrum-Begriffe
ScrumMaster-Praxistipps

Sprechen Sie Agile? Den klassischen Projektplan in die agile Welt überführen

Projektmanagement
Agiles Management
Agile Toolbox
Scrum
Enterprise Scrum

Das Management in Scrum

Projektmanagement
Change
Digitale Transformation

Agilität in der Logistik oder: Liefern wie Amazon

Projektmanagement
Agile Toolbox
Scrum

Meilensteine und Scrum

Portfoliomanagement
Project management

Too many projects? Portfolio management simplified

Neues Arbeiten
Mehr Formate
Agile Toolbox
Scrum
Scrum Values

Wie agiles Arbeiten die Kommunikation aus der Selbstverständlichkeit holt

Neues Arbeiten
Change
Agiles Lernen
Mehr Formate
Audio

New Learning heute für das New Work von morgen – mit Angelika Weis

Neues Arbeiten
Change
Soziale Innovation

New Work Experience 2019 – ein Erfahrungsbericht

Neues Arbeiten
Audit
Change

Agil im Audit: das Starter-Kit

Neues Arbeiten
Agile Toolbox
Scrum
Scrum4Schools
Agile Prinzipien

Scrum4Schools: Lernen für die Zukunft

Neues Arbeiten
Agile Toolbox
Scrum
Scrum Meetings
Retrospektive

Arbeiten wir uns gesund!

Neues Arbeiten
Agile Toolbox
Scrum
ScrumMaster-Praxistipps

Who should be in (agile) HR?

Neues Arbeiten
Agile Toolbox
Scrum
Scrum Values

Glauben Sie an die Seele Ihrer Firma?

Neues Arbeiten
Agile Toolbox
Scrum
Product Owner
ScrumMaster-Praxistipps

Produktivität auf Irrwegen: "Führen wir schnell mal Scrum ein!"

Neues Arbeiten
Agile Prinzipien
Selbstorganisation
Social Skills
Team

Freiwilliges Teilen von Wissen – Erfolgreiche agile Teams #5

Neues Arbeiten
Agile Prinzipien
Selbstorganisation
Social Skills
Team

Doing vs. Being Agile – Erfolgreiche agile Teams #1

Neues Arbeiten
Agile Prinzipien
Selbstorganisation
Social Skills
Team

Freude bei der Arbeit & Sustainable Pace – Erfolgreiche agile Teams #3

Neues Arbeiten
Agile Prinzipien
Selbstorganisation
Social Skills
Team

Anpassungsfähigkeit & schonungslose Offenheit – Erfolgreiche agile Teams #4