Erfolgreiche Meetings in drei Minuten

„Vorbereitung ist die halbe Miete“, sagt eine Volksweisheit. Das trifft auch auf die Vorbereitung auf Meetings zu. Ein paar Fragen, die man sich vor einem Treffen stellt, erleichtern die Vorbereitung.Bei der Vorbereitung kann man drei Ebenen unterscheiden: die inhaltliche, methodische und organisatorische Vorbereitung.Bei der inhaltlichen Vorbereitung geht es - nomen es omen - um den Inhalt der Besprechung. Hier sollte geklärt werden, worum es eigentlich geht und was das Hauptziel der Veranstaltung ist. Geht es um Informations- oder Meinungsaustausch, oder sollten bereits Entscheidungen getroffen werden? Ist das schon ein Review oder erst ein Planungsmeeting? Geht es um das Kennenlernen oder um das Auflösen des Projekts? Welche Themen werden zur Sprache kommen und sollte ich als Moderator zur Vorbereitung noch etwas mehr über das Thema in Erfahrung bringen?Die methodische Vorbereitung beinhaltet das Erstellen eines Regieplans oder einer Dramaturgie für das Meeting. Wie gestaltet man den Einstieg, welche Themen kommen vor, in welcher Reihenfolge werden die Themen bearbeitet, Planen der Maßnahmen, Pausen, Abschluss? Wieviel Zeit soll man den einzelnen Slots lassen bzw. zuweisen? Sollte die Gruppe der Teilnehmer bei einzelnen Slots (z. B. Maßnahmenausarbeitung) geteilt werden oder nicht? Sind Reaktivierungsübungen notwendig?

In die organisatorische Vorbereitung fließen Themen zu Zeit, Raum und Medien. Welcher Personenkreis muss eingeladen werden und wie wird er eingeladen? Wann soll die Einladung rausgehen, was soll in der Einladung stehen? Findet der Termin auf jeden Fall statt, ist er an die Teilnahme einer bestimmten Person geknüpft oder ist eine Mindestanzahl an Teilnehmern nötig? Wo findet der Termin statt? Entspricht der Raum der Vorgehensweise, z. B. ist er groß und mobil genug, hat er die notwendige technische Ausstattung?Diese Fragen helfen, den Handlungsbedarf schnell zu erkennen und rechtzeitig Maßnahmen zu setzen. Eine gute Inspirationsquelle ist es auch, die eigene Vorbereitung und die aufgestellte Agenda mit jemandem vorab zu besprechen und Feedback einzuholen. Ich bekam mal in einem Unternehmen folgenden Tipp: „Olga, falls du willst, dass Leute deiner Einladung und dem Termin zusagen, nenn bitte das „Meeting“ irgendwie anders - Arbeitstreffen, Workshop, etc. Das Wort „Meeting“ ist bei uns negativ behaftet."