Wie Sie Online-Meetings rocken 1.0: Der gute Gastgeber

Online-Meetings können ein mächtiges Werkzeug sein, um Arbeit zu erledigen, sie können eine Zeitvergeudung sein oder im schlimmsten Fall Stress verursachen. Es liegt an Ihnen. Wenn Sie Ihr nächstes Treffen planen, beachten Sie die folgenden Aspekte bei der Durchführung.

Schaffen Sie die richtige Umgebung für Ihre Videokonferenz

Möchten Sie Informationen mitteilen? Wollen Sie ein neues Produkt oder Verfahren entwickeln? Wollen Sie ein Thema diskutieren? Für jedes Szenario gibt es verschiedene Videokonferenztools. Die Wahl des richtigen Formats kann den Unterschied ausmachen, ob Sie produktiv sind oder sich durch eine Sitzung durchquälen und Fragezeichen bei den Beteiligten hinterlassen.

Das Arbeitsmeeting

Wenn Sie eine kurze Besprechung unter Kolleginnen und Kollegen abhalten oder Ihr Hauptzweck eine Debatte ist, wählen Sie ein Format, in dem Sie die Gesichter der Teilnehmenden sehen. Programme wie MS Teams und Zoom sind hier eine gute Wahl. Bei borisgloger consulting verwenden wir MS Teams, um unsere Präsentationen oder Publikationen intern zu diskutieren und zu bearbeiten. Ein kurzes Online-Meeting mit der Möglichkeit, das jeweilige Dokument währenddessen zu bearbeiten, kann zielgerichteter sein als das Hin- und Herschreiben per E-Mail oder über den Chat. Während des Meetings haben Sie auch die Möglichkeit, Empathie aufzubauen und soziale Kontakte über arbeitsbezogene Themen hinaus zu knüpfen, obwohl es natürlich nie die gemeinsame Kaffeepause ersetzen wird. (Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie auch remote informelle Begegnungen schaffen können.)

Präsentation oder Training

Im Gegensatz dazu kann der Fokus auf die Gesichter und den persönlichen Kontakt genau das Falsche sein bei Meetings, die dem Informationstransfer etwa von Trainerin zu Teilnehmenden oder von Berater zu Kunde dienen. Manche Moderatoren bzw. Moderatorinnen oder Wortführende werden verlangen, dass jeder bei jeder Online-Besprechung die Kamera des Computers einschaltet, in einem fehlgeleiteten Versuch, eine persönliche Besprechung zu imitieren. Hinzu kommt, dass es uns stresst, unser eigenes Gesicht zu sehen, besonders Frauen.

Besprechungen können intensiv sein, vor allem wenn sie online abgehalten werden (lesen Sie dazu auch meinen Beitrag "ZOOMmüde?"). Stellen Sie sich vor, Sie würden zu einem Treffen eingeladen, und die Gastgeberin würde Knie an Knie mit Ihnen sitzen und Sie eine Stunde lang anstarren. Aber dabei würde sie uns immerhin ins Gesicht sehen und nicht einen Monitor oder sich selbst anstarren. Sie würde zwischendurch den Blick durch den Raum schweifen lassen oder andere Gäste ansehen und hätte dabei nicht alle direkt vor sich aufgereiht. Der Gastgeber eines Online-Meetings muss diese Auflockerung schaffen oder besser gesagt: Er muss vermeiden, ein normales Meeting nachzustellen.

Meine Tipps

Ich z. B. stelle meine Laptop-Kamera auf einen Stapel Bücher auf Augenhöhe, sodass ich nicht auf die Teilnehmenden hinabschaue, und dazu stehe ich mit einem Flipchart etwas weiter weg. Der „Ich starr dich an“-Effekt nimmt tendenziell mit der Entfernung zum Monitor ab. Achten Sie dabei darauf, dass Ihre Stirn nicht vom oberen Bildschirmrand abgeschnitten wird.

Eine andere Möglichkeit für Meetings, bei denen es darum geht, großen Gruppen Information zu vermitteln, ist, ein Programm zu wählen, bei dem nur die Vortragenden vor der Kamera stehen und die Power-Point-Folie einen Großteil des Bildschirms einnimmt. Auf diese Weise konzentrieren sich die Teilnehmenden auf die Informationen und können den Chat nutzen, um Fragen zu stellen oder die gegebenen Informationen zu kommentieren. Achten Sie darauf, die Folien nicht zu überladen und komplexe Sachverhalte nach und nach einzublenden. Wenn Ihr Konferenzprogramm das zulässt, dann wechseln Sie am besten das Präsentationsformat von 16:9 zu 4:3 aus, so können Teilnehmende besser auf ihrem Bildschirm ein Textverarbeitungsprogramm offen haben und Notizen machen.

Moderieren wie Günther Jauch

Wie schaffen Sie es nun, ein Supermoderator oder eine Supermoderatorin zu werden? Hierbei gibt es verschiedene Kniffe, die Ihnen helfen können. Wie immer sind eine gute Vorbereitung und fachliche Kompetenz die besten Voraussetzungen. Folgende Tipps helfen Ihnen darüber hinaus, eine souveräne Moderation und die stressfreie Teilnahme an ihrem Meeting zu gewährleisten.

Technische Unterstützung und Chat-Moderation

Wenn wir über Diskussionsveranstaltungen und Formate reden, in denen die Teilnehmenden eingeladen sind, mitzureden oder Fragen zu stellen, ist es ratsam, dem Chat eine Person zuzuweisen, die die Informationen filtert und die Moderatorin oder den Moderator auf Chataktivitäten hinweist. Als Bonus dient die dem Chat zugewiesene Person als Bodyguard für die Moderatorin oder den Moderator, die das Treffen auf Kurs hält, technische Probleme via Chat ohne Unterbrechung klären kann und off-topic Fragen einschränkt.

Interaktion

Eine weitere Möglichkeit ist der Einsatz interaktiver Hilfsmittel, wie webbasierter Whiteboards, z. B. miro. Wenn sich die Teilnehmenden aktiv an der Sitzung beteiligen, sind sie konzentrierter. Das bedeutet aber auch, dass Sie mit den Teilnehmenden einen Technikcheck gleich zu Beginn durchführen sollten und eine kleine Einführung in das Tool geben müssen, um Unterbrechungen zu mindern. Achten Sie jedoch darauf, die Information scheibchenweise zu servieren. Andernfalls werden die Teilnehmenden abgelenkt und verlieren sich in Bereichen Ihres virtuellen Whiteboards, über die Sie gerade nicht sprechen. Des Weiteren können Sie die Konzentration der Teilnehmenden hochhalten, indem Sie Medienbrüche setzen, also vom Whiteboard auf ein Erklärvideo wechseln oder auf einem Flipchart zeichnen.

Pausen

Falls Ihr Meeting länger ist, richten Sie Pausen ein, etwa alle 45 Minuten, und sorgen Sie dafür, dass die Leute in den Pausen nicht vor dem Bildschirm verweilen, besonders wenn es ganztägige Workshops sind. Also Kamera und Ton aus für analoge und bewegte Pausen. Verschiedene Programme geben Ihnen die Möglichkeit, Timer zu stellen, damit die Teilnehmenden den Wiederanfang nicht verpassen. Ebenso ist es hilfreich, in den Meetingchat das Pausenende einzutragen. Falls es ein Workshop ist, stellen Sie sicher, klare Endzeiten für die Arbeitsphasen festzulegen (z. B. in einer Agenda) und vorzugeben, wie die Ergebnisse aussehen sollen.

Im nächsten Beitrag „Wie Sie Online-Meetings rocken 2.0“ gehe ich auf die Planung und Vorbereitung von Online-Meetings ein.

Mit diesem Training geben wir Mitarbeiter:innen von Organisationen die Instrumente und das Know-how an die Hand, um die Zusammenarbeit in Teams zu verbessern.

Titelbild: von Marc Mintel, Unsplash License

Neues Arbeiten
Remote Arbeiten
Change
Digitale Transformation
Meetings
Social Skills
Steffen Bernd
March 30, 2021

Table of content

Diesen Beitrag teilen

Das könnte auch interessant sein:

Agile Coach
Agile Management
Agile Organization
Agile Prinzipien
Agile Toolbox

FRAGE: Warum macht ihr eigentlich kein SAFe?

Agile Management
Agile Organization
Agile Prinzipien
Agile Toolbox
Transformation

FRAGE: Was kostet eine agile Transformation?

Agile Management
Agile Organization
Agile Toolbox
Leadership
Agiles Lernen

FRAGE: Welche Rolle spielt Training?

Agile Coach
Agile Management
Agile Organization
Agile Prinzipien
Agile Toolbox

FRAGE: Wer sind die Top 10 agilen Unternehmensberatungen?

Agile Management
Agile Organization
Agile Tools
Agiles Management
Leadership

FRAGE: Wie viel bringt die Investition? Was ist der Business Case dahinter?

Agile Management
Agile Organization
Agile Prinzipien
Agile Toolbox
Führung

FRAGE: Welche sind häufige Herausforderungen, die ihr beim Kunden löst?

Agile Management
Agile Organization

FRAGE: Warum sollten wir mit borisgloger arbeiten?

Agile Management
Agile Organization
Agiles Management
Transformation

FRAGE: Wie viel kostet eine Beratung und ist es wirklich rentabel bei borisgloger?

Agile Prinzipien
Agile Toolbox
Projektmanagement

The Lie Behind the Parable of the Golf Balls and the Jar

Video
Change
Digitale Transformation
Hardware
Agile Organization

Agile in Industrial Automation: The Digital Transformation of Yokogawa

Versicherung
Neues Arbeiten
Führung
Agile Prinzipien
Kundenfokus

Kundenzentrierte Versicherung: Kann ein agiles Projekt die Organisation retten?

Versicherung
Change
Digitale Transformation
Agile Prinzipien
Kundenfokus

Agilität in den Vertrieb bringen – für Versicherer sinnvoll

Versicherung
Agile Prinzipien
Kundenfokus
Agile Toolbox
Produktentwicklung

BizDevOps in der Versicherungsbranche – Wie multidisziplinäre Teams wirklich besetzt sein sollten

Versicherung
Agile Prinzipien
Kundenfokus
Neues Arbeiten
Meetings

Undercover Agile für Versicherer: 5 agile Praktiken für Ihr klassisches IT-Projekt

Versicherung
Change
Digitale Transformation
Agile Prinzipien
Kundenfokus

IT-Projekte in der Versicherungsbranche – Das Rennen um die Time-to-Market

Team
Neues Arbeiten
Agile Prinzipien
Selbstorganisation
Social Skills

Umgang mit Fehlern & Diversität – Erfolgreiche agile Teams #2

Team
Neues Arbeiten
Agile Toolbox
Produktentwicklung

Das Geheimrezept von High-Performance-Teams

Team
Arbeiten bei borisgloger consulting
Agile Prinzipien
Freiwilligkeit
Selbstorganisation

Konsent und offene Wahl: 2 Prinzipien aus der Soziokratie, die jedes agile Team gebrauchen kann

Team
Neues Arbeiten
Meetings
Social Skills

Der agile Adventkalender

Team
Agile Toolbox
Scrum
ScrumMaster-Praxistipps
Agile Prinzipien

Selbstorganisation der Teams fördern: Ask the team!

Team
Agile Toolbox
Design Thinking

Who Recognizes the Truly Good Ideas?

Team
Agile Organization
Transformation

Pizza Is Not Dead, and Neither Is Agility

Scrum4Schools
Neues Arbeiten
Führung
Life
Social Skills

Trauen wir unseren Kindern mehr zu – auch in der Schule!

Scrum4Schools
Change
Agiles Lernen
Neues Arbeiten
Remote Arbeiten

Eine Scrum4Schools-Projekt-Rückschau mit Physiklehrer Ivan Topic

Scrum4Schools
Mehr Formate
Interview
Nachhaltigkeit

Mit Scrum4Schools dem Weltraum auf der Spur

Scrum4Schools
Change
Agiles Lernen

Scrum4Schools - ein Projekt nimmt Fahrt auf

Scrum4Schools
Agile Schulentwicklung
Agile Toolbox

Technik im Alltag - Scrum4Schools zu Gast in Langenzersdorf

Projektmanagement
Agile Toolbox
Scrum
Scrum-Begriffe
ScrumMaster-Praxistipps

Sprechen Sie Agile? Den klassischen Projektplan in die agile Welt überführen

Projektmanagement
Agiles Management
Agile Toolbox
Scrum
Enterprise Scrum

Das Management in Scrum

Projektmanagement
Change
Digitale Transformation

Agilität in der Logistik oder: Liefern wie Amazon

Projektmanagement
Agile Toolbox
Scrum

Meilensteine und Scrum

Portfoliomanagement
Project management

Too many projects? Portfolio management simplified

Neues Arbeiten
Mehr Formate
Agile Toolbox
Scrum
Scrum Values

Wie agiles Arbeiten die Kommunikation aus der Selbstverständlichkeit holt

Neues Arbeiten
Change
Agiles Lernen
Mehr Formate
Audio

New Learning heute für das New Work von morgen – mit Angelika Weis

Neues Arbeiten
Change
Soziale Innovation

New Work Experience 2019 – ein Erfahrungsbericht

Neues Arbeiten
Audit
Change

Agil im Audit: das Starter-Kit

Neues Arbeiten
Agile Toolbox
Scrum
Scrum4Schools
Agile Prinzipien

Scrum4Schools: Lernen für die Zukunft

Neues Arbeiten
Agile Toolbox
Scrum
Scrum Meetings
Retrospektive

Arbeiten wir uns gesund!

Neues Arbeiten
Agile Toolbox
Scrum
ScrumMaster-Praxistipps

Who should be in (agile) HR?

Neues Arbeiten
Agile Toolbox
Scrum
Scrum Values

Glauben Sie an die Seele Ihrer Firma?

Neues Arbeiten
Agile Toolbox
Scrum
Product Owner
ScrumMaster-Praxistipps

Produktivität auf Irrwegen: "Führen wir schnell mal Scrum ein!"

Neues Arbeiten
Agile Prinzipien
Selbstorganisation
Social Skills
Team

Freiwilliges Teilen von Wissen – Erfolgreiche agile Teams #5

Neues Arbeiten
Agile Prinzipien
Selbstorganisation
Social Skills
Team

Doing vs. Being Agile – Erfolgreiche agile Teams #1

Neues Arbeiten
Agile Prinzipien
Selbstorganisation
Social Skills
Team

Freude bei der Arbeit & Sustainable Pace – Erfolgreiche agile Teams #3

Neues Arbeiten
Agile Prinzipien
Selbstorganisation
Social Skills
Team

Anpassungsfähigkeit & schonungslose Offenheit – Erfolgreiche agile Teams #4