Wie Sie Online-Meetings rocken 2.0: Die Einladung

Mit allen technologischen Fortschritten ist es sehr einfach, ein Meeting einzuberufen und sicherheitshalber laden wir lieber mehr Personen als weniger ein, in einer irregeführten Intention, Transparenz zu erzeugen. Aber beachten Sie dabei die folgenden zwei Punkte besonders.

Schreiben Sie informative Einladungen

Die Vorbereitung beginnt mit der Einladung zu Ihrem Meeting. Achten Sie darauf, dass Sie einen eindeutigen Titel verwenden und auf den Grund für das Meeting hinweisen. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Leute wissen werden, warum Sie sich treffen wollen. Schreiben Sie eine Tagesordnung und fügen Sie die notwendigen Dokumente an. Wenn Sie erwarten, dass die Leute etwas im Voraus vorbereiten, erwähnen Sie das in der Einladung.

Stellen Sie sich vor, Sie werden zu einer Gartenparty eingeladen und es wird nicht erwähnt, dass Sie für das BBQ verantwortlich sind. Sie tauchen mit einem Salat auf und die Gartenparty geht zum Teufel. Berücksichtigen Sie auch, dass es verschiedene Arten von Menschen gibt. Einige, wie ich selbst, ziehen es vor, sich auf Treffen vorzubereiten. Wenn Sie alle Informationen hinzufügen, stellen Sie sicher, dass Sie die Bedürfnisse aller erfüllt haben und die Eingeladenen bei dem Treffen ihr Bestes geben können. Ihre Einladung sollte mindestens folgende Punkte beinhalten:

– Zweck: Worum geht es? Geben Sie den Zweck des Meetings klar an. Betreffzeilen wie „Catch up“ oder „Alignment Call“ sind nicht selbsterklärend!
– Ziel: Woran erkennen Sie, dass das Meeting ein Erfolg war?
– Agenda: Was muss während des Meetings passieren, um das gesteckte Ziel zu erreichen?
– Teilnehmende: Wer muss dabei sein, damit es ein Erfolg wird?
– Vorbereitung: Was können die Eingeladenen vorbereiten, damit das Meeting produktiv wird?

Am Anfang des Meetings erläutere ich meist die Spielregeln. Hierzu haben wir bei borisgloger consulting die Faktoren des Gelingens.

Eine Option, die ich bei angeregten Unterhaltungen oder Diskussionen wähle, ist die Teilnehmenden aufzufordern, die Handhebe-Funktion zu nutzen oder alle Nicht-Sprechenden aufzufordern, sich stumm zu schalten.

Als zweiten Punkt stelle ich zu Anfang erneut das Ziel und den Zweck des Meetings heraus und am Ende erhebe ich mit Hilfe von Umfragetools wie Mentimeter, ob die Teilnehmenden zufrieden sind mit dem Meeting, ob das Ziel in ihren Augen erreicht wurde und ich gebe ihnen die Möglichkeit, weiteres Feedback zu hinterlassen. So kann ich meine Meetings den Bedürfnissen der Teilnehmenden anpassen und optimieren.

Laden Sie die richtigen Leute ein

Sie können nicht mit Adlern fliegen, wenn Sie mit Tauben arbeiten. Kein Online-Meeting wird jemals mehr als mittelmäßig sein, wenn Sie die falschen Leute einladen. Und wenn Sie zu viele einladen, erst recht nicht. Dies gilt für jegliches Meeting, besonders aber für ein Video-Meeting. Da Sie dank der Kamera in der ersten Reihe sitzen, wird deutlich, wer einen Beitrag leistet und wer nicht. Manche Menschen haben nicht die Seniorität oder das Selbstbewusstsein, um unnötige Sitzungen von sich aus zu verlassen oder abzulehnen, weil sie etwas verpassen oder schlecht dastehen könnten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob jemand an einem Projekt beteiligt ist, fragen Sie nach.

Wenn Sie jemanden brauchen, der nur zu einem bestimmten Thema eingeladen wird, dann laden Sie ihn oder sie nur zu einem Teil des Meetings ein. Machen Sie deutlich, dass es der Person freisteht, nach Beantwortung aller Fragen zu diesem Thema das Meeting zu verlassen. Sie werden die Früchte ihres Wissens ernten, ohne die Zeit von irgendjemandem zu verschwenden.

Fragen Sie sich selbst, bevor Sie die Einladung zum Treffen versenden: Warum lade ich diese Person ein? Brauchen wir ein Meeting oder möchte ich nur Informationen verteilen? Brauche ich Informationen von dieser Person? Alle informieren zu wollen oder eine Statusinformation einzuholen, reicht nicht als Grund für ein Meeting aus. Wenn Sie möchten, dass alle über die Ergebnisse informiert werden, schreiben Sie ein Protokoll oder nehmen Sie das Meeting auf (hierbei ganz zu Beginn die Einwilligung der Teilnehmenden einholen) und stellen Sie es den Anwesenden und Abwesenden zur Verfügung. Stellen Sie klar, dass jeder für das Wissen, das aus der Sitzung hervorgeht, verantwortlich gemacht wird. Wenn Sie Leute in die Verantwortung ziehen und sie nicht einfach Meetings „absitzen“ lassen, wird sich die Teilnehmerzahl fast von alleine auf die richtigen Personen beschränken.

Weniger ist mehr

Die Durchführung großartiger Online-Meetings kann wie eine unmögliche Aufgabe erscheinen – aber das muss nicht sein. Die gute Nachricht ist, dass es Schritte gibt, die Sie befolgen können, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen auf die richtige Art und Weise in die richtige Sitzung kommen. Bereiten Sie sich auf Ihr Online-Meeting vor und schulen Sie Ihre Kollegen und Kolleginnen, die mit Ihnen zusammenarbeiten. So reduzieren sich die Anzahl von Online-Meetings und der Stress. Sie werden bald feststellen, dass Sie mehr mit Teilnehmenden erreichen, die sich voll und ganz auf die anstehende Aufgabe konzentrieren, und die restlichen Kolleginnen und Kollegen freuen sich über eine schlankere Meetingkultur.

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In meinen vorherigen Beiträgen bin ich auf die Auswirkungen von Zoom auf unser Gemüt eingegangen und darauf, wie man die psychologische Belastung durch Online-Meetings verringern sowie als Host dafür sorgen kann, das Meetings für die Teilnehmenden ein Gewinn werden.

Mit diesem Training geben wir Mitarbeiter:innen von Organisationen die Instrumente und das Know-how an die Hand, um die Zusammenarbeit in Teams zu verbessern.

Das Bild der Faktoren des Gelingens ist mit Agile Sketching entstanden. Wollen Sie selbst das Agile Sketchen erlernen? Hier kommen Sie zum Training.

Titelbild: Pexels License, Pixabay

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Steffen Bernd
April 12, 2021

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