Wie Sie Online-Meetings rocken 1.0: Der gute Gastgeber

Online-Meetings können ein mächtiges Werkzeug sein, um Arbeit zu erledigen, sie können eine Zeitvergeudung sein oder im schlimmsten Fall Stress verursachen. Es liegt an Ihnen. Wenn Sie Ihr nächstes Treffen planen, beachten Sie die folgenden Aspekte bei der Durchführung.

Schaffen Sie die richtige Umgebung für Ihre Videokonferenz

Möchten Sie Informationen mitteilen? Wollen Sie ein neues Produkt oder Verfahren entwickeln? Wollen Sie ein Thema diskutieren? Für jedes Szenario gibt es verschiedene Videokonferenztools. Die Wahl des richtigen Formats kann den Unterschied ausmachen, ob Sie produktiv sind oder sich durch eine Sitzung durchquälen und Fragezeichen bei den Beteiligten hinterlassen.

Das Arbeitsmeeting

Wenn Sie eine kurze Besprechung unter Kolleginnen und Kollegen abhalten oder Ihr Hauptzweck eine Debatte ist, wählen Sie ein Format, in dem Sie die Gesichter der Teilnehmenden sehen. Programme wie MS Teams und Zoom sind hier eine gute Wahl. Bei borisgloger consulting verwenden wir MS Teams, um unsere Präsentationen oder Publikationen intern zu diskutieren und zu bearbeiten. Ein kurzes Online-Meeting mit der Möglichkeit, das jeweilige Dokument währenddessen zu bearbeiten, kann zielgerichteter sein als das Hin- und Herschreiben per E-Mail oder über den Chat. Während des Meetings haben Sie auch die Möglichkeit, Empathie aufzubauen und soziale Kontakte über arbeitsbezogene Themen hinaus zu knüpfen, obwohl es natürlich nie die gemeinsame Kaffeepause ersetzen wird. (Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie auch remote informelle Begegnungen schaffen können.)

Präsentation oder Training

Im Gegensatz dazu kann der Fokus auf die Gesichter und den persönlichen Kontakt genau das Falsche sein bei Meetings, die dem Informationstransfer etwa von Trainerin zu Teilnehmenden oder von Berater zu Kunde dienen. Manche Moderatoren bzw. Moderatorinnen oder Wortführende werden verlangen, dass jeder bei jeder Online-Besprechung die Kamera des Computers einschaltet, in einem fehlgeleiteten Versuch, eine persönliche Besprechung zu imitieren. Hinzu kommt, dass es uns stresst, unser eigenes Gesicht zu sehen, besonders Frauen.

Besprechungen können intensiv sein, vor allem wenn sie online abgehalten werden (lesen Sie dazu auch meinen Beitrag “ZOOMmüde?”). Stellen Sie sich vor, Sie würden zu einem Treffen eingeladen, und die Gastgeberin würde Knie an Knie mit Ihnen sitzen und Sie eine Stunde lang anstarren. Aber dabei würde sie uns immerhin ins Gesicht sehen und nicht einen Monitor oder sich selbst anstarren. Sie würde zwischendurch den Blick durch den Raum schweifen lassen oder andere Gäste ansehen und hätte dabei nicht alle direkt vor sich aufgereiht. Der Gastgeber eines Online-Meetings muss diese Auflockerung schaffen oder besser gesagt: Er muss vermeiden, ein normales Meeting nachzustellen.

Meine Tipps

Ich z. B. stelle meine Laptop-Kamera auf einen Stapel Bücher auf Augenhöhe, sodass ich nicht auf die Teilnehmenden hinabschaue, und dazu stehe ich mit einem Flipchart etwas weiter weg. Der „Ich starr dich an“-Effekt nimmt tendenziell mit der Entfernung zum Monitor ab. Achten Sie dabei darauf, dass Ihre Stirn nicht vom oberen Bildschirmrand abgeschnitten wird.

Eine andere Möglichkeit für Meetings, bei denen es darum geht, großen Gruppen Information zu vermitteln, ist, ein Programm zu wählen, bei dem nur die Vortragenden vor der Kamera stehen und die Power-Point-Folie einen Großteil des Bildschirms einnimmt. Auf diese Weise konzentrieren sich die Teilnehmenden auf die Informationen und können den Chat nutzen, um Fragen zu stellen oder die gegebenen Informationen zu kommentieren. Achten Sie darauf, die Folien nicht zu überladen und komplexe Sachverhalte nach und nach einzublenden. Wenn Ihr Konferenzprogramm das zulässt, dann wechseln Sie am besten das Präsentationsformat von 16:9 zu 4:3 aus, so können Teilnehmende besser auf ihrem Bildschirm ein Textverarbeitungsprogramm offen haben und Notizen machen.

Moderieren wie Günther Jauch

Wie schaffen Sie es nun, ein Supermoderator oder eine Supermoderatorin zu werden? Hierbei gibt es verschiedene Kniffe, die Ihnen helfen können. Wie immer sind eine gute Vorbereitung und fachliche Kompetenz die besten Voraussetzungen. Folgende Tipps helfen Ihnen darüber hinaus, eine souveräne Moderation und die stressfreie Teilnahme an ihrem Meeting zu gewährleisten.

Technische Unterstützung und Chat-Moderation

Wenn wir über Diskussionsveranstaltungen und Formate reden, in denen die Teilnehmenden eingeladen sind, mitzureden oder Fragen zu stellen, ist es ratsam, dem Chat eine Person zuzuweisen, die die Informationen filtert und die Moderatorin oder den Moderator auf Chataktivitäten hinweist. Als Bonus dient die dem Chat zugewiesene Person als Bodyguard für die Moderatorin oder den Moderator, die das Treffen auf Kurs hält, technische Probleme via Chat ohne Unterbrechung klären kann und off-topic Fragen einschränkt.

Interaktion

Eine weitere Möglichkeit ist der Einsatz interaktiver Hilfsmittel, wie webbasierter Whiteboards, z. B. miro. Wenn sich die Teilnehmenden aktiv an der Sitzung beteiligen, sind sie konzentrierter. Das bedeutet aber auch, dass Sie mit den Teilnehmenden einen Technikcheck gleich zu Beginn durchführen sollten und eine kleine Einführung in das Tool geben müssen, um Unterbrechungen zu mindern. Achten Sie jedoch darauf, die Information scheibchenweise zu servieren. Andernfalls werden die Teilnehmenden abgelenkt und verlieren sich in Bereichen Ihres virtuellen Whiteboards, über die Sie gerade nicht sprechen. Des Weiteren können Sie die Konzentration der Teilnehmenden hochhalten, indem Sie Medienbrüche setzen, also vom Whiteboard auf ein Erklärvideo wechseln oder auf einem Flipchart zeichnen.

Pausen

Falls Ihr Meeting länger ist, richten Sie Pausen ein, etwa alle 45 Minuten, und sorgen Sie dafür, dass die Leute in den Pausen nicht vor dem Bildschirm verweilen, besonders wenn es ganztägige Workshops sind. Also Kamera und Ton aus für analoge und bewegte Pausen. Verschiedene Programme geben Ihnen die Möglichkeit, Timer zu stellen, damit die Teilnehmenden den Wiederanfang nicht verpassen. Ebenso ist es hilfreich, in den Meetingchat das Pausenende einzutragen. Falls es ein Workshop ist, stellen Sie sicher, klare Endzeiten für die Arbeitsphasen festzulegen (z. B. in einer Agenda) und vorzugeben, wie die Ergebnisse aussehen sollen.

Im nächsten Beitrag „Wie Sie Online-Meetings rocken 2.0“ gehe ich auf die Planung und Vorbereitung von Online-Meetings ein.

Titelbild: von Marc Mintel, Unsplash License

Geschrieben von

Steffen Bernd Ob es Prozesse, Organisationen oder ihn selbst betrifft – Verbesserungen sind Steffen Bernds Leidenschaft. Vor allem, wenn dabei konstruktives Feedback und Motivation Hand in Hand gehen. In seinem Werkzeugkoffer findet er dafür neben den agilen Methoden auch Coaching- und effektive Kommunikationsansätze. Als erfahrener und zertifizierter Business Coach mit einer Affinität für Sprachen versteht er sich sowohl auf das Analysieren als auch auf das kreative Zusammenarbeiten. Seine Schwerpunkte setzt er in Lean Six Sigma, agile Prozessbegleitung und effektiver Kommunikation. Seine Freizeit verbringt er am liebsten mit seinem Sohn, beim Crossfit oder als ehrenamtlicher Lifecoach für Hilfsorganisationen.

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