Agil trotz Überlastung: Wie man die Freiwilligkeit rettet

Die folgende Situation kommt Ihnen eventuell bekannt vor: Der Product Owner oder das Management haben das Prinzip der Agilität noch nicht vollständig verinnerlicht und überladen die Teams mit Aufgaben, die ihre Kapazität um das Doppelte übersteigen. Die Folge sind unzählige Meetings, lange Abende und wenig Motivation für alles, was den ständig wachsenden Stapel auf dem Schreibtisch nicht direkt verkleinert. Dazu gehören auch die morgendlichen Dailys, lange Sprint Plannings und ganz beliebt: die vermeintlich überflüssige Retrospektive. Gerade Letztere erzeugt selten einen sofort messbaren Mehrwert, weswegen sie gerne einmal gekippt wird, wenn ein Team zu ausgelastet ist. Was also tun, um dem Team zu helfen, Agilität zu verstehen, seine eigene Effizienz zu steigern und Zeit dafür zu finden? Und wie kann man den Weg dorthin auch noch auf dem Prinzip der Freiwilligkeit beruhen lassen?

1. Freiwilligkeit betonen. Ich handhabe dies gerne, indem ich das Gesetz der zwei Füße anbringe und zum Standard in allen Meetings erhebe. Freiwilligkeit zu betonen und vor allem zu leben, ist von enormer Bedeutung, da das Team lernen soll, selbstbestimmt zu arbeiten. Langfristig wird es eine intrinsische Motivation für Agilität aufbauen, wenn es den Mehrwert darin erkennt.
2. Mehrwert schaffen. Nichts überzeugt mehr als Mehrwert. Wenn jedes Teammitglied nach einem Meeting das Gefühl hat, dass die Zeit gut investiert war, fällt es leichter, auch am nächsten Meeting teilzunehmen und sich langfristig auf Agilität einzulassen. Mehrwert zu schaffen, liegt in der Verantwortung des ScrumMasters.
3. Meetings koppeln. Was aber, wenn die Teammitglieder aufgrund ihrer Auslastung zum Beispiel nicht einmal zur ersten Retrospektive zu bewegen sind? Hier hat es sich für mich bewährt, Kombinationsmeetings anzubieten. Statt zu einer Stunde Backlog Refinement und einer Stunde Retrospektive einzuladen, lade ich einfach zu zwei Stunden Refinement und Retro in einem Termin ein. Klingt simpel? Ist es auch. Sind die Teammitglieder erst einmal an einem Ort und gestaltet der ScrumMaster einen guten Übergang, hat die Retro schon voll begonnen, bevor das Team merkt, dass es bereits die Axt schärft. Tipp: Zu Beginn kann das Kombinationsmeeting auf eineinhalb Stunden angesetzt werden, um die Hemmschwelle zu senken.
4. Brokkolimethode einsetzen. Als Kind mochte ich, heute unverständlicherweise, keinen Brokkoli. Meine Oma fragte mich dann am Mittagstisch, mit der Kelle Brokkoli bereits in der Hand, ob ich denn zwei oder drei Stücke Brokkoli möchte. Ich nahm natürlich zwei Stück und aß sie brav auf, da ich das Gefühl hatte, die Entscheidung selbst getroffen zu haben. Wie wohl meine Antwort ausgefallen wäre, wenn meine Oma gefragt hätte: „Möchtest du Brokkoli? Ja oder nein?“ Übertragen wir die Methode meiner Oma auf ein Meeting: „Wollt ihr die Retrospektive lieber um 14.00 Uhr oder um 16.00 Uhr machen?“ Ask the team. Danke Oma!
5. Jedes Zweiglein greifen. Ein guter ScrumMaster hört zu. Jederzeit und mitdenkend. So fallen ihm auch Zweiglein auf, die das Team fallen lässt und die er aufheben muss, um die Arbeit des Teams zu verbessern. Beispielsweise ließ in einem Sprint Planning ein Tester den Kommentar fallen, wie schade es sei, dass niemand im Team Wissen zu einer bestimmten Datenbank hatte. Nach fünfminütiger Diskussion war klar, dass drei Teammitglieder dieses Wissen sehr wohl hatten und der besagte Tester dies erst jetzt, sechs Wochen nach Projektstart und unzähligen Abstimmungsschwierigkeiten, erfahren hatte. Das Zweiglein greifend, stellte sich heraus, dass es alle gut fänden zu wissen, welche Fertigkeiten und Wissen die anderen Teammitglieder hatten (welch Überraschung). Einmal zu dieser Erkenntnis gekommen, fiel es nicht schwer, einen Skills-Workshop auf die Beine zu stellen: Einerseits wurden die Skills der Teammitglieder samt selbstorganisierter Fortbildungsmaßnahmen entwickelt und andererseits wurde mein Arbeitsmodell für das Projekt gefüllt. Also mein Tipp: Hört genau zu, fragt nach und nutzt die mäeutische Methode von Sokrates.

Zusammenfassend gibt es aus meiner Sicht mehrere Möglichkeiten, die Effizienz eines Teams zu steigern und das Prinzip der Freiwilligkeit zu leben und zu fördern, auch wenn das Team stark ausgelastet ist. Das bedeutet zu Beginn viel Aufwand, Motivationsarbeit und den einen oder anderen Kniff. Dabei sollte nie vergessen werden, das Prinzip der Freiwilligkeit zwar explizit zu erwähnen, es jedoch ab und zu durch aktives Nachdenken direkt erkennbar werden zu lassen.