FRAGE: Was kostet eine agile Transformation?

ANTWORT:

Eine agile Transformation ist ein Change Projekt. Es geht darum die Organisation auf die Bedürfnisse der aktuellen Fragestellungen anzupassen. Es kann viele Gründe dafür geben, warum es notwendig wird, darüber nachzudenken, dass sich eine Firma anders aufstellen muss. Derzeit ist es insbesondere die Frage, welche Rolle spielt GenAI auf das Business der Zukunft. Doch wegen dieser drei Gründe haben sich in den letzten 10 Jahren immer wieder Unternehmen an uns gewandt:

1. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Die Unternehmen haben erkannt, sie müssen schneller auf die Kund:innen-Wünsche regieren. Die Anforderungen, Marktbedingungen und Kund:innen-Bedürfnisse variieren schneller und die existierenden Entwicklungzyklen, die Methoden, ja die eingesetzten Technologien waren dem nicht gewachsen. Hier unterstützt das agile Vorgehen, die klare Ausrichtung “Zero Distance to the Customer” und dass Organisationen sich teambasiert aufstellen und viel Geld in Automatisierung stecken.

2. Schnellere Markteinführung der Produkte.

Von der Idee zur Markteinführung gerade von neuen Produkten ist es heute immer wichtiger schnell zu sein. Die Technologien sind in vielen Unternehmen vorhanden, doch die internen Abstimmungsprozesse und die vielen Policies verhindern oft, dass Ideen schnell ausprobiert werden können. Oft sind in Unternehmen einfach viel zu viele Projekte gleichzeitig unterwegs und das behindert das Vorankommen bei jedem einzelnen Projekt. Hier arbeiten Organisationen nicht nur daran Methoden wie Design Thinking anzuwenden, sondern sie verändern tiefgreifend ihre Strukturen.

3. Steigerung der Mitarbeiter:innen-Motivation und –beteiligung

Es hat sich herumgesprochen, die Mitarbeiter:innen sind in einer wissensbasierten Organisation extrem wichtig. Fachkräftemangel und zunehmende Internationalisierung zwingen Unternehmen neue Arbeitskulturen einzuführen. Hier zeigte sich, dass die Einführung agiler Praktiken eine Kultur der Zusammenarbeit, Transparenz und Eigenverantwortung schafft.

Da Mitarbeiter:innen in Entscheidungsprozesse eingebunden werden, wirkt sich diese Autonomieerfahrung auf die Selbstwirksamkeitserfahrung der Mitarbeiter:innen aus und das führt zu einer höheren Mitarbeiter:innen-Zufriedenheit, Motivation und letztendlich zu einer besseren Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens.

Sich dieser Themen umfassend anzunehmen ist keine Aufgabe, die Unternehmen über Nacht stemmen können. Es gibt noch das Tagesgeschäft und wichtige und dringende Projekte müssen durchgeführt werden. Genau deshalb ist es wichtig zu verstehen, dass die agilen Arbeitsweisen von Tag 1 an, einen Mehrwert bringen müssen. Nur wenn gesehen wird, dass die eigentliche Arbeit, das Tagesgeschäft schneller von der Hand geht oder dass gerade durchgeführte Projekte schneller liefern, findet sich die Bereitschaft nach und nach alle Unternehmensbereiche zu verändern.

Gibt es eine Blaupause für eine agile Transformation?

Sagen wir es gibt einen agilen Transformationsframework, der dabei unterstützt die entsprechenden Maßnahmen durchzuführen.

Grob kann man jede Transformation in drei Phase gliedern.  ‍

1. ‍Der Aufbau von Know How im Unternehmen
   • Durch Trainings und  
   • Pilotprojekte
   • Arbeiten mit den Führungskräften ‍
2. Nach der Entscheidung des Top-Managements diese Fähigkeiten nun in der Organisation weiterzuführen, kommt es in der Regel
   • Zu intensiven Workshop im Top Management, um die Richtung festzulegen.
   • Zu weiteren Projekten, die agil umgesetzt werden.
   • Es werden intern die entsprechenden Rollen ausgebildet.  
   • Eine eigene interne agile Beratung wird etabliert.
   • Prozesse werden umgeschrieben, um Standards etablieren zu können.
   • Es entstehen neue Führungsleitbilder und es werden neue Führungs-Methoden trainiert und umgesetzt.
3. Die letzte Phase beginnt, wenn sich agiles Arbeiten als Standard etabliert hat, wenn die Organisation auch begonnen hat, ihre Gehalts- und Incentivestrukturen zu verändern. Hier kommt es dann auch schon einmal dazu, dass ganze Unternehmensbereiche in ihren Strukturen vollständig umgestellt werden und die Verantwortung für den unternehmerischen Erfolg bei den Teams liegt.
   

Das führt dazu, dass agile Transformationen in größeren Unternehmen in etwas 2 bis 3 Jahre für die ersten beiden Phasen benötigen.

Das führt und nun endlich zu der Beantwortung der Frage: Dass das bedeutet, dass Unternehmen langfristig bei diesen Aktivitäten begleitet werden sollten, müssen doch Teams längerfristig begleitet werden, intensive Workshop mit den Führungskräften auf allen Ebenen durchgeführt werden, diese dann auch tagtäglich begleitet werden, es müssen Prozesse umgestellt werden und ganze Strategien neu gedacht werden.  

Zu dem oben beschriebenen kommen dann bei größeren Implementierungen, bei denen es um die Transformationen von Abteilungen oder ganzen Unternehmensbereichen geht, sehr viele weitere Workshops und Übernahmen von weiterer Führungsverantwortung bei Teams und Führungskräften. Transformations-Teams werden eingerichtet und Fokus-Gruppen gestartet.

Unsere Projektumfänge erfordern daher oft das Einsetzen von 5 bis 10 Consultants für einige Monate Vollzeit.

So haben wir einem unserer Kundinnen in einem kleineren Transformationsprojekt, wochenlang in vielen Workshops zuerst mit den 8 Führungskräften gearbeitet, um hier eine einheitliche Linie zu erreichen, und dann wurden anschließend mit den 150 Mitarbeiter:innen in weitern Workshops gearbeitet. Dieser Prozess zog sich über mehrere Monate. Bedarf aber die konstante Betreuung durch zwei Kolleginnen.

So gerne wir hier daher hier konkretere Zahlen vorliegen würden, um noch transparenter zu sein, an dieser Stelle kann ich nur sagen, dass durchschnittliche Investitionskosten bei Transformationen, die vollumfänglich wie weiter oben beschrieben von uns geführt werden, in der Spanne bei 250.000,- bis 500.000,- Euro pro 6 Monate liegen.  

An der Stelle sei auch gesagt, dass Unternehmen, denen weniger Budget zur Verfügung steht, die Transformation nicht verwehrt ist. Hier heißt es dann: selbst ran! In dieser Konstellation müssen Ressourcen dann intern zur Verfügung gestellt werden, so dass wir zwar auch regelmäßig, aber eher punktuell und über einen größeren Zeitraum zum Einsatz kommen.  

Achtung – die Aufwände für eine agile Transformation, für die Begleitung durch Consultants ist nur ein geringer Teil der Investitionskosten. Ihre eigenen Mitarbeiter:innen müssen mitmachen. Teams vor allem aber Führungskräfte müssen sich die Zeit nehmen, um die Veränderungen mitzugestalten. Das kostet Energie und das wichtigste Gut, die Zeit.

Wir unterstützen bei diesen Transformationen dann so schnell wie möglich nur noch punktuell. Dabei liegt der Fokus unserer Rolle dann mehr darauf, Impulse zu geben; darauf zu achten, dass Commitments und Ergebnisse aus vorherigen Sessions reflektiert und eingehalten werden und den Kund:innen immer wieder auf die vorher zusammen gestellten Bahnen lenken.

Daher ist es wichtig zu verstehen – agile Transformationen rechnen sich sehr schnell. Mit wenigen Tagen internen Aufwands und einer kontinuierlichen Beratung von außen können Teams Produktivitätszuwächse von mehreren 100 Prozent erreichen. Das klingt verrückt, ist aber immer und immer wieder beobachtet worden und wird von vielen Menschen, die begonnen haben, agil zu arbeiten, bestätigt. Aber dazu gibt es andere Beiträge und Studien – das auszuführen, würde hier zu weit führen.

Das Feld der agilen Transformation, das Feld des agilen Change-Managements, kurz dem Umbau einer ganzen Organisationseinheit ist - wie hier versucht zu schildern - umfangreich. Es reicht von der Aufgabe eine fünfköpfigen Organisationseinheit mit wenigen Workshops und kurzen Betreuungseinheiten beim Verändern der Arbeit zu unterstützen bis hin zu Herausforderungen, bei denen mehrere tausend Menschen agile Arbeiten sollen und über die Monate hunderte ScrumMaster ausgebildet werden müssen, dutzende Product Owner und Führungskräfte die Erfahrung machen, wie sehr agiles Arbeiten ihnen beim Herstellen ihrer Produkte und Dienstleitungen unterstützen.

Wir stehen mit unserer Erfahrung zur Seite und zeigen gerne wie in Audit Abteilungen großer Banken, Produktionsbetrieben in der Fertigung oder Softwareabteilungen in der Medizintechnik oder auch in der Logistik im Handel eine agile Transformation gelingen kann.  

‍

Titelbild: iStock/Ridofranz