Alles Gute hat Grenzen

In der letzten Zeit habe ich immer stärker den Einfluss von Limitationen auf die menschliche Produktivität bemerkt. Vielleicht hat es damit zu tun, dass ich mich gerade in einem Selbstexperiment zum Thema Single Tasking befinde. Jedenfalls ist es unglaublich, was passiert, wenn wir Limitationen aufheben. Das beste Beispiel dafür sind räumliche Begrenzungen.Als Consultants werden wir immer wieder dazu angehalten, uns auf Papier und Bleistift sowie Marker und Flipchart zu konzentrieren, statt auf digitale Alternativen auszuweichen. Das hat den Vorteil, dass die Begrenzung wesentlich deutlicher zutage tritt als in der digitalen Welt. Wenn wir ein Flipchart zur Verfügung haben, um ein Meeting zu protokollieren, dann ist es genau das: ein Flipchart. Das Meeting selbst wird von der Timebox umrahmt, die Zahl der Teilnehmer ist unterschiedlich. Nichtsdestotrotz bleibt der Platz limitiert. Weicht man in einem Meeting auf elektronische Möglichkeiten der Protokollierung aus, ist diese Limitation nicht mehr gegeben. Das Ergebnis ist beeindruckend: mehrere Seiten voller Notizen in Schriftgröße 12. Mir stellt sich die Frage: Wer wird das lesen und haben sich die Leute damit etwas Gutes getan?

Grenzen schaffen Ordnung

Natürlich verstehe ich den dahinter liegenden Wunsch, detaillierte Aufzeichnungen zu haben, um bei Bedarf darauf zurückgreifen zu können. Das Problem ist aber, dass dabei ein anderer Effekt verloren geht, der den Vorteil der genauen Protokollierung weitgehend in den Schatten stellt. Es ist der Effekt der natürlichen Priorisierung. Haben wir nur wenig Platz für das Protokoll zur Verfügung, diskutieren wir Dinge automatisch nach deren Wichtigkeit. Wir können nicht alles aufnehmen, wollen aber am Ende mit einem möglichst aussagekräftigen Ergebnis hinausgehen: Also mit einen Flipchart mit den wichtigsten Erkenntnissen aus dem Meeting.In Dateien mit ihren unendlichen Weiten können wir hingegen Seite um Seite, Zeile um Zeile und Spalte um Spalte hinzuzufügen. Jede Aussage bekommt eine neue Zeile und am Ende erhalten wir eine Abschrift aller möglichen Gedanken und ein Sammelsurium an Informationen. Was wir nicht haben, ist eine aussagekräftige Arbeitsgrundlage, mit der wir die nächsten Schritte planen können.Also, limitieren Sie sich: Bleiben Sie bei einem haptischen Taskboard, bleiben Sie bei einem Flipchart, nehmen Sie sich ein Blatt Papier, um Ihre Gedanken zum Tag festzuhalten und machen Sie eine Sache nach der anderen. Am Ende werden Sie immer einen Schritt nach dem nächsten machen können und nicht das Gefühl haben, von unzähligen parallelen Schritten überrannt zu werden.