Das agile Backoffice: Mein Wechsel in ein agiles Team

Es war 2020. Die Corona-Krise hatte die ganze Welt voll im Griff. Da stellte ich mir zum ersten Mal nach 13 Jahren in der Berufswelt wirklich wichtige Fragen:

  • Was bereitet mir tatsächlich Freude?
  • Worin bin ich wirklich gut?
  • Was wünsche ich mir von meinem nächsten Arbeitgeber?
  • Wie möchte ich arbeiten bzw. was möchte ich nicht mehr?
  • Wohin möchte ich mich entwickeln?

Als ich bei meiner Suche auf das Stelleninserat von borisgloger stieß, sprach es mich sofort an – einerseits wegen der Inhalte und Aufgaben, andererseits war es erfrischender geschrieben als andere Inserate. Nach kurzer Recherche auf der Homepage schien es mir, als wäre das eine richtig coole Truppe voller motivierter Menschen, die gestalten möchten und sehr stärkenfokussiert arbeiten. Also genau das, wonach ich suchte!

Die Bewerbungsgespräche mit HR und einem Teil des HUB-Teams, in welchem ich zukünftig arbeiten würde, waren angenehm locker und ehrlich. Ich fühlte mich sofort wohl. Und obwohl ich bis dahin über agiles Arbeiten noch nicht viel wusste, es sich aber sehr spannend anhörte, startete ich eine Woche später mein borisgloger-Abenteuer.

Erster Eindruck – ist doch alles zu schön, um wahr zu sein

Nun ging es mir wie wohl allen mit einem neuen Job: Ich musste erstmal Familie und Freunden beschreiben, was genau ich dort eigentlich mache. Meine Position und Tätigkeiten an sich waren relativ schnell erklärt, aber agiles Arbeiten oder Scrum? Davon haben die Wenigsten in meinem Umfeld schon mal etwas gehört. Mir ging es ein paar Wochen zuvor ja noch genauso.

Die genaue Erklärung zu diesen Begriffen könnt ihr in anderen Blog-Beiträgen nachlesen, aber hier die häufigsten Reaktionen meines Umfeldes darauf:

  • Wie, ihr könnt Entscheidungen selber treffen, wenn ihr sie euch zutraut?
  • Und euer Geschäftsführer gibt euch diese Freiheit wirklich?
  • Und ihr könnt selbstbestimmt arbeiten und kommt schneller zu Ergebnissen?
  • Das ist ja auch total wertschätzend und motivierend für die tägliche Arbeit, oder?

JA! JA! JA! Und JA!

Auch für mich klangen viele Dinge erstmal zu schön, um wahr zu sein. Ich hatte bisher ausschließlich in „normalen“ Unternehmen gearbeitet und kannte diese neuen Strukturen nicht. Ich konnte mir zum Teil auch nicht vorstellen, dass diese funktionieren oder tatsächlich gelebt werden. Doch ich sollte bald eines Besseren belehrt werden.

Was sich nach den ersten Monaten tatsächlich bestätigt hat

Nach fast acht Monaten kann ich sagen, mein erster Eindruck hat mich nicht getäuscht. Ich spüre eine tägliche Motivation (auch an Montagen). Die offene Gesprächskultur existiert tatsächlich (ja, auch nicht so angenehme Dinge werden hier beim Namen genannt) und jede:r kann hier sein, wie er oder sie ist, und persönliche Stärken einbringen. Besonders finde ich auch, dass ich selbst entscheide, wie ich mich weiterentwickeln möchte, und mich entsprechend weiterbilde.  

Agiles vs. normales Unternehmen

Zusammenarbeit statt Wettbewerb: Kämpfe zwischen einzelnen Standorten, Teams oder Kostenstellen kennen bestimmt viele von euch. Wer erwirtschaftet am meisten, wer hat die beste Idee, wer ist der Liebling vom Chef etc. Nicht so bei borisgloger – wir sind EIN großes Team! Der Zusammenhalt innerhalb des Unternehmens über Teams und Landesgrenzen hinaus ist bemerkenswert. Auch wir als HUB-Team sind über Deutschland und Österreich verteilt und spüren trotzdem eine starke Verbundenheit untereinander. Wir unterstützen uns alle gegenseitig, egal ob Consultant oder HUB-Mitglied. Rivalitäten gibt es nicht, Neid sowieso nicht, dafür aber jede Menge Empathie und Unterstützung. Darauf bin ich sehr stolz.

Selbstorganisation statt Micromanagement: In vielen Unternehmen stehen Micromanagement oder Sätze wie „Das machen wir schon seit 30 Jahren so. Wieso sollten wir das ändern?“ an der Tagesordnung. Es fehlt die Innovationskraft, Entscheidungen werden von der Führungsebene getroffen, zum Teil von Leuten, die den eigenen Bereich gar nicht kennen oder Konsequenzen nicht beurteilen können. All das ist meiner Meinung nach nicht sehr motivierend und wertschätzend. Mittlerweile weiß ich, dass das auch anders geht und man als Unternehmen oder Führungskraft sogar schneller vorankommt und mehr weiterbringt, wenn man agil arbeitet und Entscheidungen von denen treffen lässt, die es wohl wirklich am besten wissen. Um das auszuprobieren, braucht man Mut. Aber es lohnt sich.

Freiwilligkeit statt Top-down: Ein weiterer enormer Motivationsfaktor ist für mich ist das Pull-Prinzip. Wir entscheiden selbst, welche Initiativen wir im Unternehmen oder im Team umsetzen oder woran wir uns beteiligen möchten. Ähnlich wie bei Marie Kondo behalten wir nur die Aufgaben, die Freude entfachen. Dadurch ist die Qualität der gelieferten Arbeit hoch und Leidenschaft dahinter. Natürlich hat auch jede:r von uns alltägliche Tätigkeiten, die einfach gemacht werden müssen, ohne unsagbar viel Freude zu entfachen. Aber selbst dann habe ich den Antrieb, Prozesse zu verbessern, damit sie angenehmer für mich werden. So habe ich zum Beispiel diverse Vorlagen in unserem Personalverwaltungssystem hinterlegt, um Dokumente wie Arbeitsverträge oder Arbeitszeugnisse schneller erstellen zu können. Das erleichtert die Arbeit und es bleibt wieder mehr Zeit für andere Themen. Und das macht jedenfalls Freude.

Agiles vs. normales Backoffice

Potenziale nutzen statt Alltagstrott: Das HUB ist ein Team mit Zentralfunktionen, welches Rahmenbedingungen und Strukturen für das ganze Unternehmen schafft. Wir erkennen Synergien untereinander und wissen, was sich in den anderen Bereichen gerade tut. Wenn wir Anknüpfungspunkte zueinander erkennen, nutzen wir sie. So könnte zum Beispiel jemand aus Sales mit Leidenschaft für IT in einem IT-Projekt unterstützen oder jemand aus HR Recruiting-Posts für Marketing gestalten.

Teams befähigen statt Zentralisierung: Unser Ziel im HUB ist, die anderen Teams zu befähigen, damit diese so viele Dinge wie möglich selbst durchführen können. Egal, ob es das Verfassen einer Stellenanzeige ist, die Selbstverwaltung der Zoom-Lizenzen oder das Schreiben von Rechnungen an Kunden. Die Teams handeln zum Teil wie Mikrounternehmen, Tendenz steigend. Anders als in anderen Unternehmen üblich, wo ein harter Kern immer die volle Kontrolle behält, dezentralisieren wir.

Die Consultants lassen sich darauf ein, Verantwortung aus „unseren“ Bereichen zu übernehmen. Da gibt es kein: „Dafür habe ich keine Zeit, ich muss zum Kunden“, oder „Dafür haben wir doch das Backoffice!“ oder eben „Das liegt nicht in meinem Bereich.“ Im Gegenteil! Sie melden sich freiwillig (=Pull-Prinzip), um Erstgespräche mit Kandidat:innen zu führen, weil es ihnen Spaß macht, oder unterstützen in anderen Bereichen, an welchen sie interessiert sind. Das HUB kann sich somit auf die Strategie und das große Ganze konzentrieren sowie Stabilität im Wachstum sicherstellen.

Meine Erkenntnisse

Sei transparent: Ich muss mir nach wie vor immer wieder die stark gelebte Transparenz im Unternehmen bewusst machen. Für mich heißt das, Informationen oder Themen mit allen zu teilen, welche ich früher als nicht wichtig genug empfunden hätte. Tatsächlich gibt es fast immer eine andere Person, die daran interessiert ist oder hilfreiche Erfahrungen teilen kann. Das schafft einen großen Mehrwert für beide Seiten. In unserem Support-Kanal auf MS Teams kann man das täglich beobachten. Daher habe auch ich mir vorgenommen, in Zukunft mehr zu teilen.

Sei mutig: Einer meiner liebsten Werte in Scrum ist Mut. Er bedeutet für mich, mich zu trauen, neue Dinge auszuprobieren. Natürlich kann ich nicht verhindern, den ein oder anderen Fehler zu machen. Aber die Prime Directive sagt dazu: Wir geben unser Bestes. Fehler passieren, das ist menschlich und in Ordnung. Meistens ist es so, dass Unternehmen möglichst keine großen Risiken eingehen, nur um potenzielle Probleme oder Misserfolge zu verhindern. Ich finde es beflügelnd, in einem Umfeld zu arbeiten, in dem jede Idee es wert ist, gehört oder sogar ausprobiert zu werden.

Sei reflektiert: In regelmäßigen Abständen finden bei uns Retrospektiven statt. Wir schauen gemeinsam im Team, was hat gut geklappt, was nicht und was brauchen wir für die Zukunft. Hier findet ein offener und ehrlicher Austausch in einem geschützten Rahmen statt. Und wenn mal etwas nicht gut gelaufen ist, muss man sich dafür nicht entschuldigen oder rechtfertigen, sondern gemeinsam wird ein Weg gefunden, damit dies in Zukunft besser gemacht werden kann. Ein wichtiger Prozess, der meines Erachtens nicht nur in agilen Teams gelebt werden sollte.

Herausforderungen und Chancen

Aus den vielen Ideen, die in unserem Unternehmen entstehen, haben sich mit der Zeit etliche Gilden und Initiativen gebildet, in die sich alle, die möchten, einbringen können. Ob Nachhaltigkeitsgilde, Club der lebenden Dichter:innen oder "Kultürküche", für jeden ist etwas dabei. Auf der einen Seite ist es bereichernd, zu sehen, welche Leidenschaften und Herzensthemen unsere Kolleg:innen haben. Auf der anderen kann dies gerade am Anfang auch überfordernd sein. Am liebsten hätte ich mich überall eingebracht, und das zusätzlich zu meinem ohnehin zeitintensiven Tagesgeschäft.

Es besteht die Gefahr, sich in einem so freien Umfeld selbst zu überfordern oder überfordert zu fühlen (das passiert z. B. auch, wenn man eine große Entscheidung plötzlich ganz alleine treffen „darf“). Ich habe das Thema für mich so gelöst: Ich nehme den Druck raus, indem ich all die Möglichkeiten und die Verantwortung als Chance sehe, um mich weiterzuentwickeln und um festzustellen, wo ich noch Zeit oder Unterstützung brauche.

Um ehrlich zu sein, kann ich mir das Arbeiten gar nicht mehr anders – als agil – vorstellen. Als tatkräftiger Mensch sehe ich im agilen Arbeiten fast ausschließlich Vorteile: endlich kein Stillstand mehr, endlich etwas bewegen und endlich regelmäßig Ergebnisse sehen. Ich kann eigene Ideen einbringen und bin für den Erfolg ebendieser auch selbst verantwortlich.

Magst auch du deine Reise in ein agiles Team starten? Aktuell suchen wir für unser Backoffice-Team eine:n (Junior) Marketing Manager:in und eine:n Controller:in. Ich freu mich auf deine Bewerbung!

Das agile Backoffice – die Reihe:

Das agile Backoffice: Wie alles begann

Das agile Backoffice: Abstimmung und Transparenz

Das agile Backoffice: Mein Wechsel in ein agiles Team

Arbeiten bei borisgloger consulting
Agiles Backoffice
Sarah Wenzlik
September 27, 2021

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