Visualisieren mit dem passenden Tool

Ein wesentlicher Aspekt agiler Wissensarbeit ist, Arbeit zu visualisieren. Einerseits wollen wir damit zeigen, woran wir arbeiten, andererseits wollen wir zu Konversationen über unsere Themen einladen. Im Gegenteil zu Handwerkern halten Wissensarbeiter am Ende des Tages selten ein Werkstück in Händen, das zeigt, woran sie gearbeitet haben, wie weit sie vorangekommen sind und was möglicherweise einen Feinschliff braucht. Deshalb machen wir Aufgaben, Ergebnisse und den Arbeitsstand transparent und sichtbar. Wenn Teams mit Scrum oder Kanban arbeiten, verwenden sie dafür Boards.In beiden Frameworks gibt es mehrere Regelmeetings, die unter anderem das Ziel haben, dass sich die Teammitglieder synchronisieren und der Austausch über den Stand der Arbeit unterstützt, wenn nicht sogar erst ermöglicht wird. Mit welchen Tools lässt sich eigentlich das Beste aus dem Daily rausholen? Ich habe vier Tools ausgesucht: Planner, Trello, Asana und – ganz klassisch – ein physisches Taskboard. Jedes dieser Tools hat seine Vor- und Nachteile und es ist unmöglich zu sagen, welches das Beste ist. Wie immer im agilen Vorgehen kommt es darauf an, was in eurer momentanen Situation am besten funktioniert und euch dabei unterstützt, schnell und verbindlich zu liefern.

Physisches Taskboard

Vorteile

• Günstig
• Schnell zu „installieren“
• Sehr hohe Transparenz für jeden, es sind keine Freischaltungen oder Ähnliches nötig
• Einfach in der Nutzung bei nicht verteilten Teams

Nachteile

• Archivierung und Dokumentation von Änderungen nicht gegeben
• Tasks können verloren gehen
• Arbeit mit verteilten Teams kompliziert
• An einen Ort gebunden

Fazit: Um schnell zu starten, ist dies wohl die beste Möglichkeit. Ein physisches Board kann alles sein: eine Wand, ein Flipchart, ein ungenutzter Monitor. Drei Spalten ziehen (Offen, Work in Progress, Done), und fertig ist das Board.

Asana

Vorteile

• Viele Möglichkeiten für die Teams, um ihre Arbeit nach eigenen Wünschen zu visualisieren
• Große API, mit der sich viele verschiedene Dienste integrieren lassen
• Generierung von Statusberichten aus der Anwendung heraus (in der Premium-Version)
• Web-basiert, dadurch auf allen Endgeräten nutzbar

Nachteile

• Funktionsumfang kann einen zunächst überwältigen
• Zugang zu Teamboards nur nach Registrierung

Fazit: Asana ist ein sehr mächtiges Teamwork- und Projektmanagement-System, dessen Funktionsumfang für Einzelpersonen oder kleinere Teams etwas zu viel sein könnte. In großen Teams oder Organisationen kann Asana aber helfen, weniger Zeit für arbeitsrelevante Koordinierungstätigkeiten (wie Team-E-Mails lesen, Statusmeetings abhalten etc.) aufzuwenden und mehr Zeit mit dem Erreichen der eigentlichen Ziele zu verbringen.

Trello

Vorteile

• Der Kanban-Style ermöglicht „Starten, wo man sich befindet“
• Web-basiert, dadurch auf allen Endgeräten nutzbar
• Ideal für Einzelpersonen und kleinere Teams, da der Fokus auf Aufgaben und deren Management liegt

Nachteile

• Durch Konzentration auf Kanban-Boards etwas begrenz im Funktionsumfang bzw. Darstellungsmöglichkeit
• Übersichtlichkeit und Überblick kann verloren gehen, wenn es von großen Teams benutzt wird
• Zugang zu Teamboards nur nach Registrierung

Fazit: In Trello basieren die Boards und Listen auf dem Kanban-Prinzip. Sie können beliebig bearbeitet sowie mit Checklisten, Anhängen und einem festgelegten Termin versehen werden. Am besten eignet sich Trello für Einzelpersonen oder kleine Teams.

Planner

Vorteile

• Integration in das Microsoft-Office-System inklusive SharePoint
• Übersichtlich und intuitiv
• Dateien lassen sich an die Aufgaben anhängen und gemeinsam bearbeiten

Nachteile

• Darstellungsmöglichkeiten der Spalten begrenzt
• Voraussetzung ist Microsoft Office 365 Business Premium oder eine Essentials-Lizenz

Fazit: Wenn man sich dazu entscheidet, Microsoft Office 365 zu benutzen, dann ist Planner ein guter erster Schritt, um kollaborativ zu arbeiten und die Arbeitsstände transparent zu machen.

Abschließendes Fazit

Diese Auswahl ist exemplarisch zu verstehen. Es gibt noch eine Reihe weiterer Tools, die euch dabei unterstützen können, Arbeit zu organisieren, zu visualisieren und so eure Dailys effizienter zu gestalten. Ob ihr nun ein physisches oder ein digitales Board benutzt, bleibt euch überlassen. Wie gesagt: Benutzt das, was in eurer aktuellen Arbeitssituation hilft. Ich zum Beispiel nutze je nach Situation unterschiedliche Tools.In meinem Projekt beim Kunden habe ich für meine Tasks ein physisches Board. Für private Projekte nutze ich ein Trello-Board, zu dem ich andere Personen einladen kann. In der Firma arbeiten wir mit Teams, deshalb nutze ich dort den Planner, wenn ich mit Kollegen gemeinsam an etwas arbeite. Wichtig ist, dass ihr anfangt, eure Arbeit transparent zu machen, um ins Gespräch zu kommen und so vom Wissen anderer profitieren zu können.Foto: pixabay license, picjumbo