Wie du mit klaren Rollen Erwartungen managst (und Konflikten vorbeugst)

Das Ikea-Regal der Teamarbeit

Wie du mit klaren Rollen Erwartungen managst (und Konflikten vorbeugst)

Eine kleine Business-Novelle über Doppelarbeit, Dienst nach Vorschrift – und wie ein agiler Coach Klarheit ins Chaos bringt. So oder ähnlich passiert es oft in unseren Projekten.

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Der Tag, an dem das Projekt kippte

„Warum zum Teufel haben wir jetzt zwei Präsentationen für denselben Kunden gebaut?"

Martins Stimme schnitt durch den Raum wie ein stumpfes Messer. Es tat nicht weh – aber alle wollten, dass es schnell vorbei war.

Ich saß in der hinteren Ecke des Besprechungsraums und beobachtete die Gesichter. Anna starrte auf ihre Sneakers, als könnte sie sich in den Boden hineinwünschen. Thomas räusperte sich nervös und blätterte durch sein Notizbuch – ein sicheres Zeichen dafür, dass er gleich in den Verteidigungsmodus wechseln würde.

Eingeladen als externer Coach, sollte ich „etwas Klarheit in die Arbeitsabläufe" bringen. Nach zehn Minuten war mir klar: Die Klarheit fehlte an allen Ecken und Enden.

„Ich... dachte, das war meine Aufgabe", murmelte Anna schließlich.

„Moment mal", meldete sich Thomas. Seine Stimme klang angespannt. „Das stand doch im Protokoll vom 15. März. Ganz klar unter Punkt vier!" Er wedelte mit seinem Ausdruck herum, als könnte er damit die Verwirrung wegfegen.

Auf dem Tisch lagen zwei halbfertige Präsentationen. Beide zu spät. Beide nicht das, was der Kunde erwartete. Es war, als hätten zwei Leute dasselbe Ikea-Regal aufgebaut – und beide wunderten sich, warum am Ende Schrauben übrigblieben.

Wenn Unklarheit zum Störfaktor wird

Solche Szenen kannte ich zur Genüge. Wenn nicht klar ist, wer welche Rolle übernimmt, passiert genau das: Doppelarbeit, Reibungsverluste, Frust auf allen Seiten.

Das Problem wurzelt tiefer: Menschen, die nicht genau wissen, was von ihnen erwartet wird, ziehen sich zurück. Sie machen das, was sie schon kennen. Sie arbeiten nach Schema F.

Das mag im Amt funktionieren. In einem kreativen, dynamischen Umfeld aber, ist es so sinnvoll wie ein Regenschirm im Orkan: Man hält ihn krampfhaft fest, aber er schützt niemanden.

Martin lief währenddessen im Raum auf und ab. „Wir haben einfach keine Zeit für solche Pannen", murmelte er vor sich hin.

Ich nickte. Zeit war das eine Problem. Vertrauen das andere.

Erste Intervention: Die Sache mit dem Regal

Ich lehnte mich nach vorn und wartete, bis alle Blicke auf mir ruhten.

„Stellt euch vor, ihr seid Handwerker", begann ich ruhig. „Ein Kunde sagt: ‚Bau mir ein Regal.' Klingt einfach, oder?"

Ein paar zögernde Nicken. Thomas legte seinen Stift zur Seite.

„Aber was, wenn der Kunde ein Bücherregal meinte – und ihr baut ein Weinregal? Beides handwerklich korrekt, beides völlig nutzlos."

Anna hob den Kopf und lächelte zum ersten Mal an diesem Vormittag. Die Spannung im Raum löste sich merklich.

„Genau das ist bei euch passiert", fuhr ich fort. „Ihr hattet denselben Auftrag – aber unterschiedliche Bilder im Kopf."

Die Erkenntnis traf ein wie ein warmer Regen nach einem heißen Tag. In der Stille hörte ich fast die Räder in ihren Köpfen surren.

„Also...", sagte Thomas langsam, „wir müssen konkreter werden?"

„Nicht nur konkreter", antwortete ich. „Ihr müsst sicherstellen, dass alle das gleiche Bild vor Augen haben."

Zweite Intervention: Der tägliche Realitätscheck

Wir führten tägliche Kurz-Check-ins ein. Zehn Minuten, im Stehen – niemand sollte es sich zu gemütlich machen.

Der erste Versuch war noch holprig:

„Also, Anna, woran arbeitest du heute?" „Ich arbeite am... äh... Pitch-Deck." „Welcher Teil genau?", hakte ich nach. „Das Design der Folien."

Thomas schaute auf. „Moment – ich dachte, ich mache das Pitch-Deck?"

Ein kurzer Blickwechsel, eine Minute Klärung – und schon war die Verwirrung aufgelöst: Thomas übernahm die Storyline und Inhalte, Anna die visuelle Gestaltung.

Früher hätten sie tagelang parallel gearbeitet, um am Ende wieder mit zwei halbfertigen Lösungen dazustehen.

„Das ist ja fast zu einfach", bemerkte Anna nach einer Woche.

„Das Beste ist oft auch das Einfachste", grinste ich zurück.

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Der Workshop: Rollen entstehen lassen

Einige Wochen später moderierte ich einen Workshop mit dem ganzen Team. Keine Folien, keine endlosen Diskussionen. Stattdessen: Flipchart-Papier an der Wand und ein Stapel Post-its.

„Schreibt alle Aufgaben auf, die in eurem Projekt anfallen", instruierte ich. „Wirklich alle. Auch die kleinen."

Nach einer halben Stunde war die Wand gepflastert mit gelben Zetteln. Es sah aus wie ein buntes Chaos.

„Das ist ja ein halber Roman", stöhnte Thomas und kratzte sich am Kopf.

„Noch ohne Happy End", grinste Anna und klebte weitere Zettel dazu.

Martin betrachtete das Durcheinander stirnrunzelnd. „Wie soll denn daraus Ordnung werden?"

„Wartet es ab", sagte ich und begann, ähnliche Aufgaben zu gruppieren.

Langsam entstanden Cluster: Kundenkommunikation hier, technische Umsetzung dort, Design in der Ecke, interne Koordination in der Mitte. Aus dem Chaos kristallisierten sich wie von Zauberhand natürliche Arbeitsbereiche heraus.

„Das hätte ich nie gedacht", murmelte Martin. „Die Rollen waren die ganze Zeit da – wir haben sie nur nicht gesehen."

Warum Methoden nur Hilfsmittel sind

Natürlich, Scrum liefert Rollen praktisch auf dem Silbertablett: Scrum Master, Product Owner, Entwicklerteam. Das hilft enorm, besonders am Anfang.

Aber ich habe in den Jahren gelernt: Wer sich zu sehr an vorgefertigte Definitionen klammert, verliert den Blick für das Wesentliche – die echte Arbeit, die getan werden muss.

Martin verstand das nach unserem Workshop intuitiv. „Wissen Sie", sagte er beim Aufräumen, „früher dachte ich, Rollenklärung sei reine Bürokratie. Heute sehe ich: Sie ist der günstigste Konfliktvermeider, den man sich leisten kann."

Er hatte einen Punkt. Wie oft hatte ich Teams gesehen, die Stunden mit Missverständnissen und Doppelarbeit verschwendeten – Zeit, die eine einzige klärende Unterhaltung gespart hätte.

Drei Monate später: Klarheit wirkt

Als ich das Team nach drei Monaten wiedertraf, spürte ich sofort die Veränderung. Die Atmosphäre war entspannter, fokussierter. Kein Wunder geschehen – aber eine spürbare Entwicklung.

„Es gibt immer noch Herausforderungen", erklärte Martin in unserem Gespräch. „Aber sie eskalieren nicht mehr zu Krisen."

In der Retrospektive brachte Anna es auf den Punkt: „Früher lag ich manchmal nachts wach und fragte mich, ob ich das Richtige tue. Heute weiß ich's. Und das Beste: Ich sage auch mal Nein, wenn etwas nicht in meinen Bereich gehört."

Alle lachten. Aber es war ein befreites Lachen.

Thomas nickte zustimmend: „Und wenn doch mal etwas schiefläuft, reden wir darüber, statt monatelang aneinander vorbeizuarbeiten."

Der Schlüssel: Vertrauen durch Klarheit

Was hatte sich wirklich verändert? Die Aufgaben waren dieselben geblieben. Die Menschen auch. Nur eines war anders: Jeder wusste, wofür er verantwortlich war – und wofür nicht.

Klarheit schafft Vertrauen. Und Vertrauen gibt Sicherheit. Sicherheit wiederum befreit Energie für das, was wirklich zählt: gute Arbeit zu leisten.

Es ist wie bei dem Ikea-Regal: Wenn alle Teile an ihrem Platz sind, hält das Ganze. Fehlt auch nur eine Schraube, wackelt alles.

💡 Dein nächster Schritt: Wenn du spürst, dass dein Team aneinander vorbeiarbeitet, mach die Arbeit sichtbar. Sammelt alle Aufgaben, clustert sie, klärt die Verantwortlichkeiten – gemeinsam. Du wirst überrascht sein, wie viel Energie freigesetzt wird, wenn endlich alle Schrauben dort sitzen, wo sie hingehören.

Diese Geschichte basiert auf realen Erfahrungen aus der Teamentwicklung. Namen und Details wurden zum Schutz der Beteiligten verändert.