Undercover Agile für Versicherer: 5 agile Praktiken für Ihr klassisches IT-Projekt

Kaum eine Branche in Deutschland tut sich so schwer mit ihren agilen Transformationen wie die Versicherungsbranche. Auch nach zahlreichen agilen Projekten in der IT entsteht hier keine Leichtigkeit wie im Banking, e-Commerce oder im Automotive-Bereich. Gründe dafür gibt es viele und über drei davon habe ich in diesem Artikel schon berichtet.Mit diesem Blog möchte ich daher diejenigen ansprechen, die Lust auf „Agile“ haben und nicht auf eine Entscheidung vom Management warten wollen. Die Lust haben, etwas Neues auszuprobieren und sich ein eigenes Bild von dem zu machen, was in anderen Branchen bereits Realität wird: höhere Kundenorientierung, schnellere Produkteinführung, höherer Innovationsgrad. Ich richte mich an IT-Projektleiter und IT-Projektleiterinnen in Versicherungen, die in ihrer täglichen Arbeit etwas verändern wollen. Und weil man in vielen Konzernen unter dem Radar einfach schneller fliegt, kommen hier fünf agile „Undercover“-Praktiken, die Sie wirklich in jedem Projekt einsetzen können und die sogar funktionieren, wenn man zwei bis drei Projekte parallel begleiten muss:

1. Führen Sie Workshops statt Meetings durch

Investieren Sie Ihre Meetingzeit in die gemeinsame Lösungsfindung mit Ihrem Team. Die Vielzahl komplexer Probleme erfordert ohnehin meistens mehr als einen Kopf. So ist es sinnvoll, Meetings als Workshops zur gemeinsamen Lösungsfindung zu nutzen. Nicht zusätzlich, sondern als Ersatz für Meetings, die häufig nur zum Informations- und Meinungsaustausch dienen. Der Unterschied zu regulären Meetings ist, dass in jedem Workshop gemeinsam an einem klaren Ergebnis gearbeitet wird. Am besten dokumentieren Sie dieses Ergebnis für alle Teilnehmenden transparent direkt während des Workshops. Dadurch schärfen Sie gleichzeitig ein einheitliches Verständnis. Für den reinen Austausch von Informationen gibt es im digitalen Zeitalter meist bessere Mittel als Meetings: Microsoft Teams oder Slack sind erprobt, und sogar die unbeliebte E-Mail ist hier oft besser geeignet. Das spart Meetingzeit und schafft mehr Effektivität in Ihrem Projektteam – auch remote.

2. Nutzen Sie Dailys zur iterativen Abstimmung im Team

Die kleinste sich wiederholende Einheit im agilen Kontext ist häufig das Daily, ein tägliches Synchronisationsmeeting von meist 15 Minuten. Das Ziel: Die Projektmitglieder machen kurz transparent, was sie seit gestern erreicht haben und welche Aufgaben sie als nächstes angehen werden. Das hilft dabei, sich täglich auf wenige Aufgaben zu konzentrieren, schafft Transparenz im Team und dient dem Wissenstransfer. Zur Strukturierung des Dailys eignet sich hervorragend ein Taskboard, auf dem jeder seine aktuellen Aufgaben abbilden kann. Eine Anleitung für ein Daily finden Sie hier.

3. Führen Sie regelmäßig Retrospektiven mit dem Team durch

Der Kern von Retrospektiven ist es, sich als Team aus der Hektik des Tagesgeschäfts zurückzuziehen und mit etwas Abstand Verbesserungspotenzial in der Zusammenarbeit, der Kommunikation oder anderen Aspekten des Projektgeschehens zu identifizieren. Wobei einmal im Monat für den Undercover-Agilisten bereits ausreicht, um erste Erfolge zu erzielen. Gut vorbereitet sollte die Retrospektive allerdings sein: Für den Beginn reichen drei Flipcharts mit den Überschriften: „Was lief im letzten Monat gut?“, „Was können wir im nächsten Monat besser machen?“ und „Welche Maßnahmen wollen wir umsetzen?“. Mehr braucht man als Projektleiter oder Projektleiterin für den Anfang nicht. Und wenn Sie mehr möchten, dann probieren Sie doch mal dieses Retrospektivenformat aus!

4. Veranstalten Sie regelmäßig Ergebnispräsentationen für alle Stakeholder

Anstatt in Einzelterminen alle Stakeholder mit Informationen zu versorgen oder diese von ihnen einzusammeln, holen Sie doch alle an Ihrem Projekt Interessierten an Ihren Tisch. Im agilen Kontext nutzt man dazu das regelmäßige Reviewmeeting, z.B. einmal im Monat für 90 Minuten. Dort präsentiert das Team seine bisherigen Ergebnisse und alle Stakeholder können ihr Feedback zu diesen Ergebnissen geben. Dieser Termin ist öffentlich und trägt damit auch direkt zur unternehmensweiten Projektkommunikation bei – zwei Fliegen mit einer Klappe. Zeigen Sie Ihre Ergebnisse früh und holen Sie proaktiv Feedback ein, denn je früher Sie das Feedback erhalten, desto eher wissen Sie, ob Sie in die richtige Richtung arbeiten. Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Reviewformat finden Sie hier.

5. Veranstalten Sie einen projektinternen Hackathon

Ein Hackathon ist ein Sinnbild für agile Zusammenarbeit. Gleichgesinnte kommen zusammen, um ein konkretes Problem oder eine Fragestellung zu lösen. Dabei widmen sie sich für eine bestimmte Zeit, z.B. einen Tag, nur diesem Problem. Veranstalten Sie doch einmal einen solchen „Mini-Sprint“ von einem Tag und geben Ihrem Projekt so einen Effizienzbooster. Alles was Sie brauchen, sind alle Projektmitglieder an einem (virtuellen) Ort, eine kurze Tagesplanung zu Beginn, eine Synchronisation nach dem Mittagessen und eine Auswertung des Tages zum Feierabend.So haben Sie das gesamte Wissen für das Projekt zusammen, reduzieren Warte- und Liegezeiten von Anfragen und können damit viel schneller Ergebnisse erzielen. Ich konnte in dieser Aufstellung mit einem Hackathon-Tag pro Woche extrem viel erreichen, obwohl alle Projektmitglieder nur zu 20 Prozent verfügbar waren.

Probieren Sie es aus!

Jetzt gibt es keine Ausreden mehr. Diese agilen Praktiken funktionieren erfahrungsgemäß in jedem Kontext, ob klassisch oder agil, brauchen keine „Erlaubnis“ des Managements und werden Ihr Projekt erfolgreicher machen. Probieren Sie es einfach aus. Werden Sie „Undercover Agilist“!Wissen Sie noch nicht genau, wie Sie es angehen sollen oder suchen Sie nach Unterstützung bei der Einführung dieser Praktiken? Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne!Bild: Pexels License, Noelle Otto

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Stefan Nagel
September 14, 2020

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